Jak krok po kroku sporządzić informację PIT-11 za 2022 rok

PIT-11 jest informacją o dochodach uzyskanych przez podatnika w poprzednim roku podatkowym, pobranych zaliczkach na podatek, a także o wysokości potrąconych przez płatnika składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Jej sporządzenie za 2022 rok może być trudniejsze niż w poprzednich latach, głównie za sprawą przepisów Polskiego Ładu, który mocno skomplikował rozliczenia podatkowe. Przypomnijmy, że w ramach zmian w ustawie o PIT m.in. podwyższono od 1 stycznia 2022 r. kwotę wolną od podatku do wysokości 30.000 zł. Zmieniły się również progi podatkowe określone w ustawie o PIT (poprzez podniesienie kwoty wyznaczającej granice pierwszego przedziału skali podatkowej PIT z 85.528 zł do 120.000 zł).

Natomiast od 1 lipca 2022 r. – w związku z likwidacją nowej ulgi dla klasy średniej, którą w praktyce trudno było stosować – stawka PIT została obniżona z 17% do 12%.. Dokonano tego mocą nowelizacji z 9 czerwca 2022 r., której nadano miano Polskiego Ładu 2.0 (Niskie Podatki). W połowie roku zlikwidowany został również mechanizm „rolowania” zaliczek na podatek dochodowy, tak samo będący jednym ze skutków rozwiązań Polskiego Ładu.

Aby prawidłowo wywiązać się z obowiązków płatnika w zakresie sporządzenia PIT-11 za 2022 rok, trzeba posłużyć się właściwym formularzem tej informacji. Tutaj może pojawić się problem z dokonaniem odpowiedniego wyboru, ponieważ w 2022 roku pojawiły się dwa różne wzory informacji, o której mowa – z przeznaczeniem do zastosowania względem dochodów (przychodów) uzyskanych w tym okresie. Chodzi o wersje PIT-11 (28) oraz PIT-11 (29) tej informacji.

Opracowanie przez MF dwóch różnych formularzy w tym zakresie miało związek ze wspomnianymi wcześniej, licznymi zmianami podatkowymi, które były wprowadzane w trakcie 2022 roku. Należy zatem wyjaśnić, że formularz PIT-11 w wersji 28. miał zastosowanie wyłącznie do 30 czerwca 2022 r.

Natomiast druk PIT-11 w wersji 29. ma zastosowanie do dochodów (przychodów) uzyskanych od 1 stycznia 2022 r. i obowiązuje od 1 lipca 2022 r. Zastąpił on ww. wzór wspomnianej informacji z indeksem 28, uwzględniając zmiany w przepisach wprowadzone ww. ustawą nowelizującą z 9 czerwca 2022 r.

Wypełnianie PIT-11 (29) za 2022 rok należy zacząć od podania danych płatnika, na którym ciąży obowiązek sporządzenia tej informacji. W tym celu w polu 1 wpisuje się identyfikator tego podmiotu, czyli NIP lub PESEL. Pola 2 („Nr dokumentu”) oraz 3 („Status”) wypełniane są przez organ podatkowy.

Następnie w polu 4 podaje się rok, którego dotyczy  rozliczenie. W omawianym przypadku będzie to oczywiście 2022 rok. Z kolei pozycję 5 („Nr informacji”) wypełnia się, jeśli w odniesieniu do dochodów (przychodów) osiągniętych przez danego podatnika w roku podatkowym płatnik sporządza więcej niż jedną informację (niebędącą korektą poprzedniej).Wówczas w polu tym powinien wpisać kolejny jej numer.  

Kolejnym krokiem przy sporządzeniu informacji PIT-11 za 2022 rok jest wskazanie organu podatkowego będącego (obok podatnika) adresatem tego dokumentu. Dokonuje się tego przez wypełnienie pola nr 6. w sekcji A formularza.

Zasadą jest,  że organem, do którego powinna być zaadresowana i przesłana tego rodzaju informacja – jest naczelnik urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. Jeśli natomiast podatnik nie ma w Polsce miejsca zamieszkania, będzie to urząd skarbowy właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych (art. 39 ust. 1 ustawy o PIT).

Bardzo ważne jest również wskazanie, w jakim celu jest składany dokument, o którym mowa. Organ podatkowy musi bowiem wiedzieć, czy PIT-11, który otrzymał, jest właściwym dokumentem rozliczeniowym za 2022 rok, czy też celem złożenia tego dokumentu jest poprawienie błędów, względnie uzupełnienie informacji złożonej wcześniej.

Jeżeli mamy do czynienia z pierwotnie składanym dokumentem, płatnik w polu 7 zaznacza kwadrat nr 1 („złożenie informacji”). Natomiast jeśli zamiarem składającego jest zastąpienie poprzednio złożonej informacji,  powinien on zaznaczyć kwadrat nr 2 („korekta informacji”).   

Z PIT-11 powinno jednoznacznie wynikać, kto jest podmiotem składającym tę informację. Dlatego należy wypełnić również odpowiednie rubryki w części B formularza, zatytułowanej „DANE IDENTYFIKACYJNE SKŁADAJĄCEGO”. Wpisuje się tutaj dane płatnika podatku, czyli np. pracodawcy lub zleceniodawcy (zamawiającego dzieło).

Zakres podawanych w tej sekcji informacji będzie się różnił w zależności od tego, czy składający jest osobą niebędącą osobą fizyczną, czy też osobą fizyczną. Wskazanie statusu składającego odbywa się przez zaznaczenie w polu 8 rubryki:

• nr 1 („składający niebędący osobą fizyczną”) – jeśli działalność płatnika prowadzona jest np. w formie spółki z o.o., spółki akcyjnej itp.
• nr 2  („osoba fizyczna”) – jeśli płatnikiem jest przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą.

Płatnik niebędący osobą fizyczną powinien następnie uzupełnić pole 9 („Nazwa pełna”), podając pełną nazwę jednostki. Natomiast przedsiębiorcy będąc osobami fizycznymi wypełniają pole 10, przez podanie w niej swojego imienia, nazwiska oraz daty urodzenia.

W PIT-11 trzeba również podać dane personalne i adresowe osoby, dla której sporządzana jest ta informacja, np. pracownika (zleceniobiorcy, wykonawcy dzieła itp.). Przeznaczona jest do tego część C formularza. Należy tutaj zwrócić uwagę na status takiej osoby do celów podatkowych w Polsce. Jeśli podatnik jest w naszym kraju rezydentem, wówczas informację o tym podaje się zaznaczając kwadrat nr 1 w wierszu 11 tej części  formularza PIT-11. Natomiast do oznaczenia nierezydentów służy kwadrat nr 2.

Część C to również miejsce, w którym podaje się identyfikator podatkowy osoby, której dotyczy ta informacja. W przypadku polskiego rezydenta będzie to odpowiednio NIP lub PESEL, wpisywany w pozycji 12. Natomiast w odniesieniu do nierezydenta należy wypełnić rubrykę 13. Podaje się w niej numer służący identyfikacji do celów podatkowych lub ubezpieczeń społecznych uzyskany w państwie, w którym zagraniczny podatnik ma miejsce zamieszkania.

Dopiero w razie braku takiego numeru, w pozycji 13 podaje się numer dokumentu stwierdzającego tożsamość podatnika, uzyskanego w tym państwie. W takim przypadku płatnik będzie musiał wypełnić również kolejną rubrykę – 14. Uzupełnia się w niej dane dotyczące tego dokumentu, wskazując na jego rodzaj (np. paszport, dowód osobisty itp.). Z kolei w pozycji 15 podaje się kraj wydania tego numeru identyfikacyjnego (dokumentu stwierdzającego tożsamość).

W dalszych polach części C formularza podaje się dane personalne podatnika (nazwisko, imię, datę urodzenia) (pozycje 16-18) oraz jego dane adresowe, w tym  adres zamieszkania (pozycje 19-27).

W kolejnym etapie wypełniania informacji PIT-11 przechodzimy do sekcji D formularza. Jest ona zatytułowana „INFORMACJA O KOSZTACH UZYSKANIA PRZYCHODU Z TYTUŁU STOSUNKU SŁUŻBOWEGO, STOSUNKU PRACY, SPÓŁDZIELCZEGO STOSUNKU PRACY ORAZ PRACY NAKŁADCZEJ”. Część tę wypełniają jedynie ci płatnicy, którzy zatrudniali pracowników na podstawie wskazanych w tym tytule rodzajów zatrudnienia.

Nie dotyczy więc ona podatników zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (np. zlecenia, o dzieło). Należy tutaj wskazać – zaznaczając odpowiednie kwadraty – czy podatnik w trakcie roku podatkowego korzystał z kosztów uzyskania przychodów:

• z jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych), czy z dwóch lub więcej takich stosunków,
• zwykłych, względnie podwyższonych w związku z w związku z zamieszkiwaniem podatnika poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy.

Najbardziej rozbudowaną sekcją formularza PIT-11 jest sekcja E, której nadano tytuł „DOCHODY PODATNIKA, POBRANE ZALICZKI ORAZ POBRANE SKŁADKI NA UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE”.

Obowiązkowo wypełniają ją składający tę informację będący płatnikami, którzy w 2022 roku pobierali zaliczki na PIT zarówno od przychodów ze stosunku pracy i pokrewnych (tj. ze stosunku służbowego, pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy), jak i z innych tytułów, w tym m.in. z:

• umów zlecenia i o dzieło,
• należności za czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich,
• praw autorskich,
• należności z tytułu praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich,
• zasiłków macierzyńskich,
• innych źródeł (np. zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłaconych przez zakład pracy, innych niż macierzyńskie).

W sekcji E wykazuje się również składki na ubezpieczenia społeczne, o których mowa w przepisach ustawy o PIT, w tym m.in. podlegające odliczeniu od dochodu (również zagraniczne, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2a wspomnianej ustawy). PIT-11 jest informacją o zaliczkach faktycznie pobranych w danym roku. Nie ma natomiast większego znaczenia to, którego roku dotyczą należności, od których je pobrano. 

Z kolei sekcja F formularza PIT-11 dotyczy przychodów z tzw. innych źródeł, o których mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o PIT. Chodzi tutaj o należności wypłacane przez podmioty niebędące płatnikami, o których mowa w art. 42a wspomnianej ustawy.

Wypełniają ją więc podmioty, które nie pobierały od podatników zaliczek na podatek dochodowy, w tym rolnicy. W części tej wykazuje się przychody m.in. z: umów o pracy przy zbiorach. I tak w polach 99, 101 i 103 wpisuje się rodzaje przychodów (opis), zaś w pozycjach 98, 100, 102 i 104 wykazuje się ich kwoty. Sumę tych przychodów trzeba obliczyć i ująć w pozycji 105 formularza.

W części G formularza PIT-11 podaje się m.in. informacje o przychodach zwolnionych od podatku. Dotyczy to np.:

• stypendiów otrzymanych przez  uczniów lub studentów,
• przychodów pochodzących ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT,
• należności objętych ulgą dla młodych do 26. roku życia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o PIT,
• przychodów, do których zastosowano ulgi z art. 21 ust. 1 pkt 152-154 ustawy o PIT (tj. ulgę na powrót, ulgę 4+ i ulgę dla pracujących seniorów).

W praktyce rozliczanie niektórych ulg w informacji PIT-11 za 2022 rok może nastręczać trudności z powodu tego,  że przychody (dochody), których one dotyczą – trzeba wykazywać w różnych częściach tego formularza.

Za przykład może tutaj posłużyć wspomniana wcześniej ulga dla młodych pracowników do 26. roku życia (określona w art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o PIT). W omawianej sekcji G formularza PIT-11 (w pozycjach 109-113) wykazuje się wyłącznie należności wypłacone „młodym pracownikom” w części korzystającej ze zwolnienia od podatku (tj. do wysokości  limitu 85.528 zł). Natomiast jeśli płatnik w trakcie roku pobierał od przychodów takiej osoby zaliczki na podatek – w związku ze złożeniem przez nią oświadczenia o rezygnacji ze stosowania omawianej ulgi albo z powodu przekroczenia ww. limitu  – przychody podatnika w tej objętej PIT części podlegają wykazaniu w sekcji E informacji (odpowiednio w wierszach 2, 7, 11 i 13, w zależności od tego, czy mamy do czynienia z otrzymanymi przez młodego pracownika należnościami ze stosunku pracy, z umowy zlecenia, z tytułu praktyk absolwenckich lub staży uczniowskich, względnie z zasiłku macierzyńskiego).

To samo dotyczy przychodów podatnika po przekroczeniu 26. roku życia Zatem nawet jeśli młody pracownik w 2022 roku osiągnął przychody w całości zwolnione z PIT (w związku z nieprzekroczeniem limitu 85.528 zł)  płatnik powinien je wykazać w informacji PIT-11 za ten okres.

W podobny sposób należy się odnieść np. do stypendiów wskazanych w art. 21 ust. 1 pkt 40b ustawy o PIT (które ujmuje się w części G do wysokości rocznego limitu zwolnienia wynoszącego 3.800 zł), czy należności, do których stosuje się ulgę dla pracujących seniorów (art. 21 ust. 1 pkt 154 ustawy o PIT).

Począwszy od 1 lipca 2022 r. zasiłki macierzyńskie pobierane przez osoby uprawnione m.in. do wspomnianych ulg korzystają ze zwolnienia od PIT. Wykazuje się je w części G informacji PIT-11 – jeśli płatnik nie potrącał od nich zaliczek z powodu skorzystania z tych ulg przez pracownika. Natomiast wspomniane zasiłki w tej części, od której były pobierane zaliczki (np. z powodu przekroczenia limitu ulgi) podlegają wykazaniu w części E omawianej informacji.

Ponadto w polu 122. wpisuje się wysokość składek zdrowotnych zapłaconych w roku kalendarzowym (do wysokości 9% podstawy jej wymiaru). Przypomnijmy, że zgodnie z art. 27b ustawy PIT składkę na ubezpieczenie zdrowotne przez wiele lat wolno było częściowo odliczać od podatku (odliczeniu odliczeniu podlegało 7,75% podstawy jej wymiaru). Polski Ład od 1 stycznia 2022 r. pozbawił podatników możliwości takiego odliczenia. Pomimo tego w PIT-11 ze wspomniany rok należy wykazać składki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane przez płatnika.

Natomiast pozycja 123 jest przeznaczona do wpisania składek członkowskich na rzecz związków zawodowych, które polegają odliczeniu od dochodu na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 2c ustawy o PIT. Wspomniana ulga jest stosunkowo nowym rozwiązaniem, ponieważ została wprowadzona 1 stycznia 2022 r. w ramach Polskiego Ładu. Przy czym początkowo jej limit wynosił 300 zł.

Został on jednak podwyższony od 1 lipca 2022 r. – do wysokości 500 zł.  Jeśli pracodawca potrącał te składki z wynagrodzenia pracownika, powinien je wykazać w informacji PIT-11 za 2022 rok (we wspomnianej pozycji 123). Na podstawie tych danych podatnik (pracownik) uwzględni ulgę w swoim zeznaniu rocznym PIT. Wymaga zarazem podkreślenia, że nie jest już w tym celu potrzebne oświadczenie organizacji związkowej (które było wymagane przez art. 26 ust. 7 pkt 5 ustawy o PIT w stanie prawnym obowiązującym  do 30 czerwca 2022 r.).

Przepisy wymagają, aby informacja PIT-11 była podpisana przez sporządzającego. W rubryce 124 (znajdującej się w części H formularza) powinien znaleźć się podpis płatnika lub osoby wyznaczonej do obliczenia i pobrania podatku, względnie umocowanego przez niego do tych czynności pełnomocnika (np. osoby z biura rachunkowego świadczącego na rzecz przedsiębiorcy usługi księgowe). W tym celu we wspomnianym polu wpisuje się imię, nazwisko i podpis sporządzającego, albo nadruk z jego imieniem, nazwiskiem oraz stanowiskiem służbowym

Sporządzoną informację PIT-11 za 2022 rok płatnik powinien przekazać zarówno organowi podatkowemu, jak i podatnikowi (pracownikowi, zleceniobiorcy itp.), którego ten dokument dotyczy. Czas na wywiązanie się ze wspomnianego obowiązku został ściśle określony przepisami. Mianowicie należy to zrobić odpowiednio w terminach:

• do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym – informacja dla naczelnika urzędu skarbowego,
• do końca lutego roku następującego po roku podatkowym podatnikom – informacja dla  podatnika (pracownika).

Terminy te nie dotyczą sytuacji, gdy obowiązek poboru zaliczek na podatek ustał w trakcie roku (np. w związku z wygaśnięciem stosunku pracy spowodowanego przejściem pracownika do innej firmy). W takich przypadkach pracownik może wystąpić do dotychczasowego pracodawcy z pisemnym wnioskiem o wydanie PIT-11 jeszcze przed jego zakończeniem. Wówczas wspomniany pracodawca powinien sporządzić tę informację i przekazać ją wnioskodawcy (a także do urzędu skarbowego) w terminie do 14 dni od dnia złożenia tego wniosku (art. 39 ust. 2 ustawy o PIT).

Przepisy nie określają natomiast sposobu przekazania tego dokumentu podatnikowi. Dlatego należy przyjąć, że może to zrobić w dowolnej formie, aby tylko zostały zachowane wymagania prawne w tym zakresie. Dopuszczalne więc będzie zarówno osobiste wręczenie sporządzonej informacji PIT-11 podatnikowi w jego zakładzie pracy, jak i przesłanie mu jej pocztą (listem poleconym, najlepiej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru). Nie ma również przeszkód, aby skorzystać w tym celu ze środków komunikacji elektronicznej (pod warunkiem zachowania urzędowego wzoru i struktury dokumentu, a także wymaganych prawem elementów, także podpisu płatnika, w tym przypadku elektronicznego). Takim rozwiązaniem będzie np. wysłanie PIT-11 e-mailem na adres poczty elektronicznej podatnika (np. w postaci nieedytowalnego pliku PDF).

Jak pokazuje praktyka, coraz więcej przedsiębiorców udostępnia także pracownikom informacje PIT-11 do pobrania na wewnętrznych platformach (portalach) firmowych. Co istotne, fiskus akceptuje taki sposób przekazywania wspomnianych informacji podatnikom. Taki wniosek nasuwa się np. z interpretacji indywidualnych dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 października 2020 r. (nr 0114-KDIP3-2.4011.528.2020.1.JK2), z 17 lutego 2021 r. (nr 0113-KDIPT2-3.4011.986.2020.1.MS) i z 27 czerwca 2022 r. (nr 0114-KDIP3-2.4011.401.2022.2.JM).