Jak rozliczać koszty związane z pracą zdalną po zmianie przepisów

Pomimo że praca zdalna systematycznie zyskiwała na popularności, to przez wiele lat nie była uregulowana w krajowych przepisach. Jej zalety najbardziej uwidoczniły się na początku pandemii koronawirusa w Polsce, co skłoniło prawodawcę do wprowadzenia regulacji ustawowych w tym zakresie. Regulacje te zostały zawarte w art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tzw. specustawa o COVID-19). Z założenia miały one jednak charakter tymczasowy, ponieważ miały funkcjonować w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.

Praca zdalna w Kodeksie pracy

Przełomowa natomiast okazała się nowelizacja przepisów prawa pracy, dokonana mocą ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa nowelizująca). Wprowadziła ona przepisy dotyczące pracy zdalnej do Kodeksu pracy (art. 6718 – art. 6734). Przy czym regulacje te mają zacząć obowiązywać od 7 kwietnia 2023 r. Na ich podstawie miejscem wykonywania pracy zdalnej będzie miejsce wskazane przez pracownika, jednak uzgodnione z pracodawcą (tj. zaakceptowane przez niego). Przy czym może to być miejsce zamieszkania tej osoby, ale nie musi. Wspomniana praca może zaś być w nim wykonywana całkowicie lub częściowo. Jako zasadę przyjęto wykonywanie pracy zdalnej z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika (przy czym uzgodnienia w tym zakresie mogą nastąpić nie tylko przy zawieraniu umowy o pracę, ale również w trakcie zatrudnienia).

W niektórych przypadkach pracodawca będzie obowiązany uwzględnić wniosek (np. pracownicy w ciąży czy wychowującej dziecko do 4 lat), chyba że nie będzie to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Wówczas – tj. w przypadku odmowy uwzględnienia takiego wniosku – na poinformowanie pracownika o jej przyczynach pracodawca będzie miał 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku. Jednakże w pewnych sytuacjach dopuszczalne będzie wykonywanie pracy zdalnej także na podstawie służbowego polecenia pracodawcy. Pracodawca będzie miał prawo skorzystać z tego rozwiązania w okresie: obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. zniszczenia miejsca pracy na skutek pożaru, powodzi itp.).

Przed wydaniem polecenia pracy zdalnej pracownik będzie musiał złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy.

Nowością jest również okazjonalna praca zdalna, wykonywana na wniosek pracownika w incydentalnych okolicznościach uzasadnionych jego potrzebami (np. w celu doraźnej opieki nad członkiem rodziny) – w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym (art. 6733 Kodeksu pracy). Warto także nadmienić, że praca zdalna zastąpi w Kodeksie pracy tzw. telepracę, która do tej pory była uregulowana w przepisach 675–6717 tej ustawy. W przeciwieństwie do pracy zdalnej, która polega na wykonywaniu pracy „całkowicie lub częściowo” w miejscu wskazanym przez pracownika, telepraca wiąże się ze stałym wykonywaniem pracy poza zakładem pracy (z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej).