Zobacz, jak pracodawca powinien naliczać pracownikom zasiłek chorobowy

Krok 1. Sprawdzasz poprawność wystawionego zaświadczenia lekarskiego e-ZLA

Na podstawie błędnie wystawionego zaświadczenia lekarskiego wypłata zasiłku nie jest możliwa.

Krok 2. Sprawdzasz, czy ubezpieczony posiada odpowiedni okres zatrudnienia

Co do zasady pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia chorobowego po upływie tzw. okresu wyczekiwania, czyli 30 dni nieprzerwanego obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego. Do okresu wyczekiwania wlicza się również poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego, jeżeli przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni.

W niektórych przypadkach spełnienie przesłanki okresu zasiłkowego nie jest wymagane, wyjątki od tej zasady ustalone są w art. 4 ustawy zasiłkowej, np. ubezpieczeni, którzy posiadają 10-letni okres obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego mają prawo do zasiłku chorobowego bez okresu wyczekiwania.

Krok 3. Ustalasz, czy pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy, czy jeszcze wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby

Pracownik ma prawo do zasiłku chorobowego finansowanego ze środków Funduszu Ubezpieczeń Społecznych począwszy od 34. dnia lub odpowiednio 15. dnia niezdolności do pracy w roku kalendarzowym.

Krok 4. Sprawdzasz okres zasiłkowy osoby ubezpieczonej

Jest to okres, za który ubezpieczonemu przysługuje zasiłek chorobowy i co do zasady wynosi 182 dni (lub 270 dni w przypadku, kiedy niezdolność do pracy przypada w okresie ciąży lub jest następstwem gruźlicy).

Krok 1. Ustalasz, z jakiego okresu wynagrodzenie będzie uwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego

Co do zasady podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Podstawa wymiaru może być ustalana z okresu krótszego w szczególnych przypadkach, jeżeli:

niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się przyjmując przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe tego zatrudnienia,

• umowa o pracę została zawarta w trakcie miesiąca, a niezdolność do pracy powstała w miesiącu następnym, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie pracownika za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, tj. za pełny kalendarzowy miesiąc zatrudnienia, po uzupełnieniu.

Ważne. W razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana wymiaru czasu pracy nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy albo w miesiącach poprzedzających.

Krok 2. Ustalasz, które ze składników wynagrodzenia należy uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego

Jeśli pracodawca ustalił okres jaki należy brać pod uwagę do ustalenia wysokości zasiłku chorobowego, należy ustalić które składniki wynagrodzenia z tego okresu uwzględnić w jego podstawie.

Zasadą jest, że za wynagrodzenie uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego uważa się przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, finansowanych ze środków pracownika.

W związku z powyższym do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego wchodzić będą wszystkie składniki, które stanowią podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe, czyli przede wszystkim:

• płaca zasadnicza,
• premie i nagrody uzależnione od indywidualnych wyników,
• dodatki funkcyjne i stażowe,
• wynagrodzenie za godziny nadliczbowe i nocne,
• wynagrodzenie urlopowe.

Ważne. Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, które zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy przepisami płacowymi albo umowami o pracę (u pracodawców niemających obowiązku tworzenia regulaminów wynagradzania) przysługują za okres pobierania zasiłku.

Ponadto należy pamiętać o zasadach, tj.:

• ustalając podstawę wymiaru zasiłku chorobowego należy przyjmować składniki wynagrodzenia uzyskane przez pracownika za konkretne miesiące poprzedzające niezdolność do pracy bez względu na to, kiedy zostało ono wypłacone;
• w podstawie wymiaru zasiłku należy uwzględniać również składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy kwartalne i roczne. Do podstawy wynagrodzenia chorobowego wlicza się kwotę w wysokości 1/12 premii wypłaconej za cztery ostatnie kwartały, a w przypadku premii rocznej należy wliczyć do podstawy wymiaru w wysokości 1/12 kwoty premii wypłaconej za poprzedni rok;
• jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, przy obliczaniu podstawy wymiaru wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy oraz przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy;
• jeśli pracownik nie przepracował pełnego miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych to do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy, jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości, lub wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy, jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne;
• w razie nieuzyskania wynagrodzenia za część miesiąca z przyczyn nieusprawiedliwionych, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie osiągnięte w tym miesiącu, bez uzupełniania jego wysokości za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Krok 3. Ustalasz podstawę wymiaru

Jeśli płatnik ustalił jakie składniki wynagrodzenia należy uwzględniać w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego oraz ewentualnie dokonał ich uzupełnienia należy wyliczyć podstawę wymiaru świadczenia oraz stawkę dzienną tego świadczenia.

Aby obliczyć przeciętne miesięczne wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, należy podzielić wynagrodzenie osiągniętego przez pracownika za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy (lub w szczególnych przypadkach za okres krótszy) przez liczbę przyjętych miesięcy do obliczenia podstawy.

Od otrzymanej kwoty należy odjąć potrącone przez pracodawcę składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, finansowane ze środków pracownika, czyli 13,71%. W ten sposób ustalona została podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego.

Krok 4. Ustalasz wysokość zasiłku chorobowego

Następnie płatnik powinien ustalić wysokość zasiłku chorobowego. Wysokość zasiłku chorobowegowynosi80% podstawy wymiaru lub 100% podstawy wymiaru, jeżeli niezdolność do pracy przypada na okres ciąży, powstała wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek tkanek i narządów lub poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów, lub powstała wskutek wypadku w drodze do pracy lub z pracy.

Zasiłek chorobowy za okres niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową przysługuje natomiast w wysokości 100% podstawy wymiaru na zasadach określonych przepisami ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1205).

Podstawą wymiaru wynagrodzenia chorobowego za 1 dzień niezdolności do pracy jest 1/30 część wynagrodzenia stanowiącego jego podstawę wymiaru. Dlatego też aby wyliczyć stawkę dzienną wynagrodzenia chorobowego podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego, należy podzielić przez 30.

Do wyliczenia pozostała kwota wynagrodzenia chorobowego, którą należy ustalić poprzez pomnożenie stawki dziennej przez liczbę dni zwolnienia lekarskiego.

Krok 5. Ustalasz kwotę netto zasiłku chorobowego

Aby obliczyć kwotę netto zasiłku chorobowego, należy potrącić od otrzymanego wyniku zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 12%. Podstawę opodatkowania zaokrągla się do pełnej złotówki.