Jak rozliczać koszty procesu sądowego w kosztach podatkowych

Autor: Adam Okonkwo

Dodano: 18 listopada 2021
Pracownik może wnieść odwołanie od wypowiedzenia umowy do sądu

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z ryzykiem nie tylko ekonomicznym polegającym na tym, że sprawy mogą rozwinąć się w niewłaściwym kierunku. Jest to także ryzyko prawne polegające na tym, że przedsiębiorca może być zmuszony wdać się w spory sądowe z kontrahentami czy organami administracji, które w taki czy inny sposób nadzorują jego funkcjonowanie. Sprawdźmy więc, czy wydatki ponoszone na procesy sądowe można bezpiecznie rozliczać w kosztach uzyskania przychodów.

PIT/CIT

Koszty sądowe czy koszty procesu

Zgodnie z art. 98 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego (dalej: kpc) koszty procesu są to koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony, np. wynagrodzenie adwokata. Z kolei z brzmienia art. 98 § 2 kpc wynika, że na koszty procesu składają się koszty sądowe, koszty przejazdu do sądu strony lub jej pełnomocnika oraz równowartość zarobku utraconego wskutek stawiennictwa w sądzie.

Zapamiętaj! Uwaga W myśl art. 2 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, koszty sądowe obejmują opłaty, np. od pozwu i pozwu wzajemnego, apelacji i zażalenia oraz wydatki, np. zryczałtowane koszty przeprowadzenia dowodu, wynagrodzenie i zwrot kosztów poniesionych przez biegłych.

Tak więc zakres pojęcia „koszty procesu” jest szerszy niż termin „koszty sądowe”. Zasadne więc jest łączne nazwanie ich kosztami procesu sądowego, na które składają się koszty sądowe, jak i koszty procesu.

Ogólna zasada rozliczania kosztów

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (i odpowiednio art. 22 ust. 1 w zw. z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów (z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1).

Oznacza to, że podatnikowi służy prawo do zaliczenia w koszty wszelkich wydatków, pod warunkiem że nie zostały one wymienione w katalogu wydatków za koszty nieuznawanych i jest on w stanie wykazać związek kosztu z prowadzoną działalnością gospodarczą, zaś ich poniesienie ma lub co najmniej może mieć możliwość wpływania na powstanie przychodu, w czym mieści się też zachowanie lub zabezpieczenie jego źródła.

Warunki zaliczalności wydatku do kosztów

Powołane przepisy stanowią więc wyraźną zasadę występowania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy kosztem a przychodem. Wydatek, by móc być uznanym za koszt, musi spełnić poniższe warunki:

- został poniesiony przez podatnika, czyli środki wydatkowane pochodzą z jego zasobów finansowych,

- jest definitywny, a więc jego wartość nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

- został prawidłowo udokumentowany,

- nie mieści się w grupie wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodu.

Wobec tego każdy z wydatków by móc stać się kosztem, musi bezwzględnie te kryteria spełnić.

Celowość ponoszonego wydatku

Oznacza, że przedsiębiorca, decydując o dokonaniu wydatku musi byś przekonany o jego celowości z punktu widzenia prowadzenia przez siebie działalności gospodarczej. Wykazanie celowości i racjonalności wydatku spoczywa na podatniku. Oznacza to, że musi on w ponoszonym wydatku widzieć korzyści dla prowadzonej działalności.

W kontekście celowości należy zwrócić uwagę na to, iż za wydatki celowe nie sposób uznać takich, które są skutkami nieprawidłowego postępowania czy zaniechania przedsiębiorcy, dające efekt w postaci zwiększenia przychodu. Nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatków stanowiących następstwo jego niewłaściwego, nieracjonalnego działania czy braku zachowania należytej staranności już na etapie procesu decyzyjnego, nie zaś dopiero w fazie wykonawczej. Nie można zapomnieć, że ryzyko związane z prowadzeniem działalności gospodarczej obciąża wyłącznie podatnika.

Zapamiętaj! Uwaga Literalnie pojmując termin „celowość”, oznacza on „przydatność dla jakichś potrzeb”, „taki przebieg zjawisk, zachowań czy działań, by ich rozwój zmierzał ku określonemu celowi”.

Na temat celowości wypowiedział się NSA w wyroku o sygn. akt II FSK 430/11 z 16 października 2012 r. Zdaniem sądu działanie w celu oznacza, że tylko wydatek pozostający w związku przyczynowo-skutkowym z działalnością ma cechę celowości. Poniesienie go ma lub może mieć wpływ na powstanie bądź wzrost przychodów. Wydatek musi zostać oceniony, biorąc pod uwagę racjonalność danego działania dla osiągnięcia przychodu. Nie jest ponadto możliwe dokonanie kwalifikacji kosztowej wydatku bez uwzględniania charakteru i profilu prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomicznej rzeczywistości poniesionego wydatku.

W zakresie wspomnianego wcześniej ryzyka gospodarczego prowadzenia działalności mieści się również prowadzenie sporów sądowych, których istotą jest z reguły dochodzenie należności czy kwestionowanie obowiązku zapłaty, wskazywanie wadliwości nabytych świadczeń czy obrona prawidłowego wywiązywania się z obowiązku świadczenia, działanie w celu uzyskania zapłaty, zmniejszenie kosztów czy wreszcie spór dotyczący praw lub obowiązków niepieniężnych.

Zatem jeżeli w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu niezbędne jest prowadzenie procesu sądowego, wówczas jego koszty spełniają definicję kosztu uzyskania przychodów. Koszty sądowe nie zostały ponadto wymienione wśród kosztów niebędących kosztami uzyskania przychodów.

Koszty sądowe w opinii organów podatkowych

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej nr IBPBI/2/423-1284/09/JD wskazał, że w CIT z kosztów wyłączone są tylko koszty egzekucyjne. Koszty ponoszone na etapie postępowania rozpoznawczego nie zostały w ten sposób potraktowane.

Jednakże zaznaczyć trzeba, że każdy przypadek poniesionych kosztów sądowych powinien zostać rozpoznany indywidualnie pod kątem możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, po wzięciu pod uwagę szczegółów danej sprawy i przesłanek, jakimi kierował się podmiot ponoszący je, a ponadto należy brać pod uwagę rozstrzygnięcie sądu wraz z uzasadnieniem.

Okiem fiskusa

W interpretacji indywidualnej ILPB/423-828/08/10-5/DS z 21 kwietnia 2010 r. dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu uznał, iż gdy działania podatnika zmierzają do obrony majątku i zabezpieczenia źródeł przychodu, kwoty zwrócone w konkretnym postępowaniu przed sądem, jak i organem administracyjnym, np. organem podatkowym, poniesione przez podatnika oraz zwrócone stronie przeciwnej stanowią koszty uzyskania przychodu, jednakże przy założeniu, że:

- brak jest ewidentnej winy umyślnej,

- nie miało miejsca obejście prawa,

- podatnik nie dopuścił się w swojej sprawie zachowań niezgodnych z zasadami współżycia społecznego,

- świadczenie nie zostało zasądzone jedynie na podstawie zasad współżycia społecznego,

- wysokość roszczenia nie wynikała z zaniedbań w dochodzeniu roszczenia”.

Natomiast w interpretacji indywidualnej nr IPPB1/415-505/11-2/EC z 20 lipca 2011 r. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie analizował sytuację poniesienia kosztów sądowych przez pozwanego o naprawienie szkody. Tego rodzaju kosztów nie zaliczył do kosztów uzyskania przychodów jako niezwiązanych z osiągnięciem przychodu, gdyż w takiej sytuacji przychód nie zaistnieje w ogóle.

Koszt taki nie został też poniesiony w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, aby zapewnić mu dalsze funkcjonowanie, ma on nie dopuścić do utraty źródła przychodów. Wydatek na koszty sądowe w omawianym przypadku nie musi mieć takiego charakteru.

Przegrany proces w kosztach

Sprawy tej dotyczyła interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0115-KDIT3.4011.81.2019.1.PSZ z 25 kwietnia 2019 r. Fiskus przypomniał w niej, że istnienie związku pomiędzy prowadzoną działalnością a poniesionymi wydatkami jest konieczne, aby móc odliczyć koszty. Ważne jest również to, aby dany wydatek nie został wykazany za dyskwalifikujący ujęcie w kosztach. Ustawodawca w ustawie o CIT i o PIT definiuje koszt podatkowy jako wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów z ich źródła.

Fiskus uznał na tej podstawie, że w sytuacji przedstawionej we wniosku, a polegającej na zapłacie odszkodowania wraz z odsetkami i kosztami sądowymi, nie miała ona na celu osiągnięcia przychodu oraz zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Wypłacenie odszkodowania nie przyniosło wypłacającemu żadnego przychodu, co dowodzi, że jego celem było wyłącznie wywiązanie się z nałożonego obowiązku. Ponadto decyzja o wypłaceniu odszkodowania wymuszona została zapadłym wyrokiem i nastąpiła po jego wydaniu.

Oznacza to, że nie zachodzi tu celowość poniesienia wydatku, ponieważ wnioskodawca nie zamierzał początkowo spełnić wymaganego żądania.

W takim wypadku wydatki poniesione na przegrany proces sądowy nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodów, gdyż nie występuje tu związek pomiędzy poniesieniem wydatku a uzyskaniem przychodów, nawet w sposób pośredni. Nie zaliczają się one także do ogólnych kosztów funkcjonowania przedsiębiorcy.

A co z odsetkami za opóźnienie zapłaty

Zazwyczaj w rozstrzygnięciu sądowym zawarte jest postanowienie o konieczności zapłacenia należności wraz z odsetkami za opóźnienie za wskazany okres oraz określona jest kwota tytułem zwrotu kosztów procesu. Można postawić pytanie, czy dłużnik regulujący po terminie dług stwierdzony wyrokiem czy nakazem zapłaty obejmuje też odsetki?

Zapamiętaj! Uwaga W uchwale trzech sędziów o sygn. akt III CZP 16/11 z 20 maja 2011 r. SN uznał, że art. 481 § 1 kc, będący podstawą naliczania odsetek w razie opóźnienia w zapłacie, nie ma zastosowania do świadczeń pieniężnych zasądzonych prawnym orzeczeniem o kosztach procesu. Wynika z tego, że nie można do kosztów procesu zaliczać odsetek za opóźnienie w dokonaniu zapłaty.

Zwrot kosztów na rachunek wygrywającego

Zagadnienie to było przedmiotem interpretacji indywidualnej o nr 0112-KDIL1-2.4012.174.2018.1.PG z 22 maja 2018 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że czynność podlega opodatkowaniu tylko wówczas, gdy wykonywana jest w ramach umowy zobowiązaniowej, a jedna z jej stron może być uznana za jej beneficjenta. Związek pomiędzy otrzymaną płatnością a świadczeniem na rzecz określonego podmiotu musi mieć bezpośredni charakter i musi on być na tyle wyraźny, aby możliwe było stwierdzenie, że płatność następuje w zamian za świadczenie. Natomiast przedsiębiorcę i stronę przeciwną w sporze sądowym nie łączy żaden stosunek prawny, który mógłby nosić miano świadczenia usługi.

VAT

Czy zwrot kosztów na rachunek pełnomocnika podlega VAT

Ta sytuacja jest inna, albowiem gdy zwrot kosztów zastępstwa procesowego dokonywany jest na rachunek profesjonalnego pełnomocnika, powinien być, co do zasady, doliczony VAT. Z kolei ten wystawia fakturę swojemu klientowi i powstaje pytanie, czy opodatkowaniu podlega kwota netto, czy brutto, a więc czy do kwoty doliczyć należy VAT czy powinien on być z niej wyliczony „metodą w stu”.

Żaden przepis czy interpretacja ogólna nie rozstrzygają tego zagadnienia. Jednak praktyka jest taka, że pełnomocnicy kwotę zwrotu traktują jako netto i doliczają do niej VAT wg stawki podstawowej. Jeżeli taką fakturę otrzyma czynny podatnik VAT, transakcja będzie dla niego neutralna podatkowo, bo dysponuje on prawem do odliczenia naliczonego podatku. Podatnik z VAT zwolniony zmuszony będzie ponieść dodatkowy wydatek w wysokości obliczonego VAT.

UOR/PKPiR

Jak księgować koszty sądowe

Za należności dochodzone w drodze sądowej uznaje się wszelkie roszczenia czy należności. Z reguły należności takie powstają w przypadku transakcji z odległym terminem płatności, pociągającym za sobą ryzyko niewywiązania się z zapłaty. Roszczenia oraz należności sporne dotyczą czterech kategorii spraw:

- dostawców, jak i odbiorców z tytułu umów kupna lub sprzedaży towarów i usług,

- dłużników postawionych w stan upadłości,

- pracowników i innych osób odpowiedzialnych z tytułu niedoborów oraz szkód rzeczowych powstałych w pieniężnych i innych składnikach majątku jednostki,

- innych należności dochodzonych w drodze sądowej, np. z tytułu reklamacji.

Do ewidencjonowania roszczeń spornych dochodzonych w drodze sądowej służy konto 244 „Należności dochodzone w drodze sądowej”. Jest ono obciążone kwotami dochodzonymi w pozwie skierowanym do sądu lub we wniosku zgłoszonym do masy upadłości. Uznane jest z datą uprawomocnienia się wyroku zasądzającego na rzecz podatnika lub oddalenia roszczeń jako nieuzasadnionych.

Koszty związane z dochodzeniem roszczeń w drodze sądowej (opłata sądowa, koszty zastępstwa procesowego), będąc kosztami pośrednio związanymi z działalnością operacyjną są księgowane na koncie 761 „Pozostałe koszty operacyjne” w chwili ich poniesienia.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, na należności dochodzone w drodze sądowej jako obciążone ryzykiem niespłacalności utworzyć należy odpisy aktualizacyjne, tak aby w bilansie mogły zostać one wykazane w realnej kwocie.

Są one w zależności od rodzaju należności, której odpis dotyczy ewidencjonowane na:

761 „Pozostałe koszty operacyjne” w kwocie należności głównej lub

750 „Koszty finansowe” w kwocie należnych zaległych odsetek i księgowane na koncie 290 po stronie Ma „Odpisy aktualizujące rozrachunki”.

W przypadku gdy podatnik uważa, iż sytuacja finansowa dłużnika jest dobra, co daje pewność, że zaległa należność zostanie odzyskana, może zrezygnować z tworzenia odpisu aktualizującego albo przynajmniej utworzyć go w mniejszej wysokości.

PKPiR

Księgowań w PKPiR należy dokonywać w oparciu o rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej książki. Zgodnie z opisem do kol. 13 „pozostałe wydatki”, w tej kolumnie wpisywane są pozostałe koszty, które nie zostały ujęte w kolumnach 10-12. Jest to kolumna, w której znajdzie się najwięcej ponoszonych kosztów, jeżeli chodzi o ich kategorie. W tej kolumnie ujmujemy więc koszty opłat sądowych.

Zapamiętaj!

W myśl art. 2 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, koszty sądowe obejmują opłaty np. od pozwu i pozwu wzajemnego, apelacji i zażalenia oraz wydatki, np. zryczałtowane koszty przeprowadzenia dowodu, wynagrodzenie i zwrot kosztów poniesionych przez biegłych.

Literalnie pojmując termin „celowość”, oznacza on „przydatność dla jakichś potrzeb”, „taki przebieg zjawisk, zachowań czy działań by ich rozwój zmierzał ku określonemu celowi”.

Zapłata odszkodowania wraz z odsetkami i kosztami sądowymi nie ma na celu osiągnięcia przychodu oraz zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów.

W uchwale trzech sędziów o sygn. akt III CZP 16/11 z 20 maja 2011 r. SN uznał, że art. 481 § 1 kc będący podstawą naliczania odsetek w razie opóźnienia w zapłacie nie ma zastosowania do świadczeń pieniężnych zasądzonych prawnym orzeczeniem o kosztach procesu. Wynika z tego, że nie można do kosztów procesu zaliczać odsetek za opóźnienie w dokonaniu zapłaty.

Przedsiębiorcę i stronę przeciwną w sporze sądowym nie łączy żad en stosunek prawny, który mógłby nosić miano świadczenia usługi.

Autor:

Adam Okonkwo, prawnik, specjalista podatkowy, wieloletni pracownik organów skarbowych

Autor: Adam Okonkwo

prawnik, specjalista podatkowy, wieloletni pracownik organów skarbowych

Nr 252 Kwiecień 2024

Nr 252 Kwiecień 2024
Dostępny w wersji elektronicznej