Dokument aktualny
Zobacz inne wersje:

Ważne odpowiedzi PIP na pytania o pracę zdalną po 7 kwietnia 2023 r.

Autor: Redakcja Portalu

Dodano: 17 kwietnia 2023
6e0ee35d4eeffb8b76fb45b9faaa4e0de1b0f3a8-large

W dniu 7 kwietnia 2023 r. weszły w życie przepisy o pracy zdalnej. Państwowa Inspekcja Pracy przedstawiła odpowiedzi Głównego Inspektoratu Pracy na najczęściej zadawane pytania dotyczące pracy zdalnej.

Czy po 7 kwietnia br. pracodawca będzie miał prawo polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej i na jakich zasadach?

Art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID, stanowiący dotychczas podstawę polecania pracy zdalnej przestaje obowiązywać w dniu 7 kwietnia 2023 r.

Nie oznacza to jednak, że po tym dniu pracodawca nie będzie mógł polecić pracownikowi wykonywania pracy zdalnej. Będzie to możliwe także po 7 kwietnia 2023 r., ale już na podstawie nowych przepisów i na zasadach określonych w tych przepisach (ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240). Rozporządzeniem Rady Ministrów z 27 marca 2023 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu zagrożenia epidemicznego przedłużono stan zagrożenia epidemicznego do dnia 30 kwietnia 2023 r. Stan zagrożenia epidemicznego jest jedną z okoliczności dającą pracodawcy możliwość polecenia pracy zdalnej [art. 67 (19) § 3 Kodeksu pracy]. Decyzja w zakresie skorzystania z takiej możliwości należy wyłącznie do pracodawcy.

Co do zasady praca zdalna powinna być uzgodniona między pracownikiem a pracodawcą. W jakich przypadkach dopuszczalne jest jednak polecenie wykonywania pracy zdalnej?

Wykonywanie pracy zdalnej na polecenie pracodawcy, a nie jak w pozostałych sytuacjach, w uzgodnieniu z pracownikiem, może mieć miejsce jedynie w określonych przypadkach, a mianowicie:

  • w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego (np. stanu klęski żywiołowej), stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub
  • w okresie, w którym z powodu siły wyższej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe (np. z powodu zniszczenia miejsca pracy wskutek pożaru).

Takie polecenie jest możliwe, jeśli pracownik bezpośrednio przed jego wydaniem złoży oświadczenie – w postaci papierowej lub elektronicznej - że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Warto zaznaczyć, że w przypadku zmiany tych warunków uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik powinien poinformować o tym niezwłocznie pracodawcę, a ten jest wówczas obowiązany niezwłocznie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

W jakim miejscu może być wykonywana praca zdalna? Czy pracownik może mieć kilka miejsc wykonywania pracy zdalnej?

Miejscem wykonywania pracy zdalnej zawsze będzie miejsce wskazane przez pracownika i każdorazowo uzgodnione z pracodawcą; może nim być także miejsce zamieszkania pracownika lub inne miejsce wskazane przez niego, na które pracodawca wyrazi zgodę. Nie ma przeszkód prawnych, aby strony stosunku pracy uzgodniły, że praca zdalna będzie wykonywana w różnych miejscach.  Niedopuszczalne jest natomiast świadczenie pracy w miejscu, które nie zostało uzgodnione z pracodawcą.

Czy wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej jest wiążący dla pracodawcy?

Co do zasady, wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej nie jest wiążący dla pracodawcy. Przepisy przewidują jednak wyjątki w tym zakresie. Zgodnie z art. 67 (19) § 6 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek:

  • pracownika, o którym mowa w art. 142 (1) § 1 pkt 2 i 3,
  • pracownicy w ciąży,
  • pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
  • pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, o wykonywanie pracy zdalnej

Obowiązek uwzględnienia wniosku w ww. przypadkach nie ma jednak charakteru bezwzględnego.

Pracodawca może nie uwzględnić takiego wniosku, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Dodatkowo pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika. Inspektor pracy skontroluje, czy pracodawca poinformował pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku oraz czy dokonał tego w ustawowym terminie i w razie naruszenia ww. przepisu skieruje do pracodawcy wystąpienie.

Inspektor pracy nie jest uprawniony do analizy i oceny zasadności odmowy przez pracodawcę uwzględnienia wniosku uprawnionego pracownika, ponieważ przyczyny odmowy są związane z organizacją pracy lub rodzajem pracy, a te kwestie mieszczą się wyłącznie w zakresie uprawnień organizacyjnych pracodawcy. W razie sporu, w tym zakresie stanowisko może zająć sąd.

Czy pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną okazjonalną?

Pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia wniosku pracownika o pracę zdalną okazjonalną. Przepisy nie wprowadzają wiążącego wniosku w tej sprawie; decyzja w tym zakresie należy wyłącznie do pracodawcy.

Czy dopuszczalne jest wydłużenie w akcie wewnątrzzakładowym wymiaru pracy zdalnej okazjonalnej?

Wymiar pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie wynosi nie więcej niż 24 dni w roku kalendarzowym. Zatem ustawa określa maksymalny wymiar tego uprawnienia. Niedopuszczalne  jest wydłużenie wymiaru pracy zdalnej okazjonalnej w akcie wewnątrzzakładowym. Dodatkowo do pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się niektórych przepisów regulujących zasady wykonywania pracy zdalnej, np. dotyczących obowiązku pracodawcy pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Czy zmiana pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego wpływa na limit dni okazjonalnej pracy zdalnej?

Pracownik może wystąpić z wnioskiem o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Oznacza to, że zmiana pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego nie ma wpływu na limit dni okazjonalnej pracy zdalnej. Przykładowo pracownik, który u poprzedniego pracodawcy wykorzystał 10 dni okazjonalnej pracy zdalnej, u kolejnego pracodawcy w tym samym roku kalendarzowym, będzie mógł skorzystać jeszcze z maksymalnie 14 dni okazjonalnej pracy zdalnej. Informacja o liczbie dni wykonywania takiej pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy powinna być zawarta w świadectwie pracy. Umożliwi to kolejnemu pracodawcy, zatrudniającemu pracownika w tym samym roku kalendarzowym, prawidłowe ustalenie pozostałego do wykorzystania wymiaru okazjonalnej pracy zdalnej.

Jak należy traktować świadczenie pracy zdalnej poza limit 24 dni w roku kalendarzowym. Jakie sankcje mogą być zastosowane przez inspektora pracy?

Świadczenie pracy zdalnej poza limit pracy zdalnej okazjonalnej należałoby potraktować jako pracę zdalną wykonywaną na zasadach określonych w przepisach art. 67 (19) i następnych Kodeksu pracy, ze wszystkimi wiążącymi się z tym konsekwencjami, w tym m. in. wynikającym z art. 67 (24) Kodeksu pracy obowiązkiem zapewnienia pracownikowi niezbędnych materiałów i narzędzi oraz pokrycia określonych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Inspektor pracy będzie kontrolował przestrzeganie przez pracodawców wymagań dotyczących dopuszczalnej liczby dni pracy zdalnej okazjonalnej; w przypadku ich naruszenia będzie miał prawo zastosować odpowiednie środki prawne, np. wniosek w wystąpieniu.

Czy wymiar pracy zdalnej okazjonalnej uzależniony jest od wymiaru etatu?

Wymiar pracy zdalnej okazjonalnej jest niezależny od wymiaru czasu pracy pracownika (wymiaru etatu), jak również liczby godzin wynikających z rozkładu czasu pracy w dniu, w którym pracownik wykonuje pracę w tej formie.

W jakim wymiarze przysługuje pracownikowi praca zdalna okazjonalna w roku 2023 r. Czy w związku z tym, że wchodzi ona w życie 7 kwietnia br. będzie proporcjonalnie pomniejszona?

Fakt wejścia w życie przepisów dotyczących pracy zdalnej w trakcie roku kalendarzowego 2023 nie ma wpływu na wymiar takiej pracy zdalnej w tym roku. Oznacza to, że pracownik w roku 2023 r. będzie miał prawo wnioskować do pracodawcy o pracę zdalną okazjonalną w wymiarze 24 dni.

W jakim zakresie przepisy dotyczące pracy zdalnej mają zastosowanie do pracy zdalnej okazjonalnej?

Do pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie nie stosuje się szeregu przepisów dotyczących zasad wykonywania pracy zdalnej [wyłączone są art. 67 (19) – 67 (24) oraz art. 67 (31) § 3 Kodeksu pracy). Do pracy zdalnej okazjonalnej zastosowanie mają natomiast przepisy dotyczące kontrolowania takiej pracy, przestrzegania zasad bhp w jej czasie, czy ochrony danych osobowych. Na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia pracownikowi w trakcie pracy zdalnej bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, w tym obowiązek sporządzenia oceny ryzyka zawodowego oraz przygotowania na jej podstawie informacji zawierającej zasady bhp, a także obowiązek zapoznania pracownika z tą oceną.

Czy niewypłacenie pracownikowi ekwiwalentu lub ryczałtu stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika?

Przepisy art. 67 (24) Kodeksu pracy zobowiązują pracodawcę do pokrycia kosztów pracy zdalnej lub wypłaty ekwiwalentu. Obowiązek pokrycia kosztów lub wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu. Niewypłacenie tych świadczeń może rodzić odpowiedzialność pracodawcy z tytułu popełnienia wykroczenia z art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Czy inspektorzy pracy będą uprawnieni do przeprowadzenia kontroli w domu pracownika?

Art. 67 (18) Kodeksu pracy przewiduje, że praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika.

Jakkolwiek miejscem wykonywania pracy zdalnie może być np. mieszkanie pracownika, to jednak inspektorzy pracy nie są uprawnieni do prowadzenia czynności kontrolnych w miejscu zamieszkania pracowników. Trudno bowiem uznać, że mieszkanie pracownika jest miejscem wykonywania zadań podmiotu kontrolowanego (czyli pracodawcy), a więc miejscem, nad którym ma on bezpośrednie władztwo i może tam bezpośrednio organizować procesy pracy. Ponadto status podmiotu podlegającego kontroli Państwowej Inspekcji Pracy mają podmioty wymienione w art. 13 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, a nie zatrudnieni pracownicy.

Czy pracodawca ma prawo kontroli bezpieczeństwa i higieny pracy?

Pracodawca ma prawo kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy na zasadach określonych w porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie pracy zdalnej, poleceniu albo indywidualnym porozumieniu z pracownikiem, zaś w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej na zasadach ustalonych z pracownikiem.

Czy pracodawca jest obowiązany dokonać oceny ryzyka zawodowego dla pracownika wykonującego pracę zdalnie?

Obowiązek oceny i dokumentowania ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą spoczywa na każdym pracodawcy, w tym także w stosunku do wykonywania pracy zdalnej. Należy podkreślić, że nie jest to ani nowy, ani dodatkowy obowiązek nałożony na pracodawcę. Od wielu lat przy każdorazowej zmianie warunków pracy (wprowadzenie pracy zdalnej jest zmianą warunków pracy) taką ocenę należy przeprowadzić, a następnie zapoznać pracownika z ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaniem pracy.

Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną dodatkowo w procesie analizy ryzyka zawodowego należy uwzględnić wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Na podstawie jej wyników pracodawca opracowuje stosowną informację dotyczącą zagadnień bhp [art. 67 (31) § 5 Kodeksu pracy].

Na podstawie wyników przeprowadzonej oceny ryzyka zawodowego pracodawca jest zobowiązany opracować informację zawierającą:

  • zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
  • zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
  • czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;
  • zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania [art. 67(31) § 6 Kodeksu pracy]. Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy [art. 67 (31) § 7 Kodeksu pracy]. Stanowisko pracy zdalnej zgodne z zasadami ergonomii organizuje pracownik m.in. na podstawie informacji przekazanej przez pracodawcę.

Czy pracodawca może przeprowadzić badanie trzeźwości pracowników podczas wykonywania pracy zdalnej?

Od 21 lutego br. obowiązują przepisy umożliwiające pracodawcy prowadzenie samodzielnych kontroli trzeźwości pracowników. Kontrole mogą być prowadzone, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Wprowadzenie kontroli trzeźwości, grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości i sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania, ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

W przepisach wewnątrzzakładowych należy więc wskazać, które grupy pracowników będą objęte kontrolą trzeźwości oraz określić, w jaki sposób będą przeprowadzane kontrole.

Przy spełnieniu ustawowych przesłanek kontrolą trzeźwości mogą zostać objęci także pracownicy pracujący zdalnie. Decydujące w tym zakresie będą postanowienia obowiązującego u pracodawcy układu, regulaminu lub obwieszczenia określające zasady przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników. Wydaje się jednak, że w praktyce w przypadku pracy zdalnej pracodawca może mieć ograniczoną możliwość kontrolowania stanu trzeźwości pracowników.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownicy stawiają się w siedzibie pracodawcy lub innym wyznaczonym miejscu pracy i tam poddani są kontroli trzeźwości, a inaczej, gdy pracownik pracuje zdalnie, najczęściej w miejscu swojego zamieszkania. Należy pamiętać, że w przypadku pracy zdalnej badanie stanu trzeźwości nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w tym prawa do prywatności pracownika i pozostałych domowników.

Czy pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną biurko i krzesło?

Odpowiedź na pytanie uzależniona jest przede wszystkim od rozstrzygnięcia, czy biurko i krzesło stanowią narzędzie pracy, czy wyposażenie stanowiska pracy. Zgodnie z art. 67 (24) Kodeksu pracy obowiązkiem pracodawcy jest:

  • zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
  • zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
  • pokrycie innych kosztów, niż wymienione powyżej, bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67 (20) § 1 i 2 Kodeksu pracy, regulaminie, o którym mowa w art. 67 (20) § 3 i 4 Kodeksu pracy, poleceniu, o którym mowa w art. 67(19) § 3 Kodeksu pracy, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 67 (20) § 5 zdanie drugie Kodeksu pracy.

W ocenie Głównego Inspektoratu Pracy ani biurko, ani krzesło nie są narzędziami pracy zdalnej, stanowią one wyposażenie stanowiska pracy. Niemniej strony mogą ustalić między sobą, że pracodawca pokryje koszty związane z zapewnieniem pracownikowi wykonującemu pracę zdalną w miejscu wykonywania tej pracy np. biurka i krzesła. Jeżeli zobowiązanie to zostanie zawarte w ww. dokumentach, tj. w porozumieniu, regulaminie, poleceniu, porozumieniu z pracownikiem – stanie się obligatoryjne.

Czy pracodawca jest obowiązany zwracać pracownikowi inne koszty niż za energię elektryczną i usługi telekomunikacyjne (np. za wodę) ?

Pracodawca ma obowiązek pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Przepisy nie obligują pracodawcy do pokrycia kosztów np. zużycia wody podczas pracy zdalnej. Niemniej strony mogą ustalić między sobą, że pracodawca pokryje inne koszty niezbędne do wykonywania pracy zdalnej w tym także koszty związane ze zużyciem wody w miejscu wykonywania tej pracy. Jeżeli zobowiązanie takie zostanie zawarte w akcie wewnątrzzakładowym (porozumieniu, regulaminie, poleceniu, porozumieniu z pracownikiem), stanie się ono obowiązkowe dla pracodawcy.

Z jakich obowiązków w zakresie bhp wobec pracownika wykonującego pracę zdalną będzie zwolniony pracodawca?

Praca zdalna zawsze musi się odbywać w bezpiecznych i higienicznych warunkach (art. 207 kodeksu pracy). Ze względu na specyfikę pracy zdalnej część przepisów Kodeksu pracy w stosunku do pracy zdalnej została wyłączona a część należy stosować odpowiednio.

Pracodawca w zakresie bhp będzie zwolniony z obowiązków określonych w:

  • art. 208 § 1 (współpraca pracodawców w razie, gdy jednocześnie w tym samym miejscu wykonują pracę pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców),
  • art. 209 (1) (np. wyznaczanie pracowników do wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji, zapewniania środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach),
  • art. 212 pkt 1 i 4 (dotyczących organizowania stanowiska pracy, dbania o stan pomieszczeń, wyposażenia, środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem),
  • art. 213 i art. 214 (dotyczących obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy),
  • art. 232 (dotyczących zapewniania pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednich posiłków i napojów ze względów profilaktycznych),
  • art. 233 (dotyczących zapewniania odpowiednich urządzeń sanitarnych i dostarczania środków higieny osobistej).
Źródło:

www.pip.gov.pl

Nr 252 Kwiecień 2024

Nr 252 Kwiecień 2024
Dostępny w wersji elektronicznej