Czy wydatek można zaliczyć do kosztów na podstawie skanu faktury – najnowsze stanowisko fiskusa

Interpelacja poselska nr 21954 dotyczyła rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej. Zwrócono się w niej do MF z zapytaniem, czy wydatki udokumentowane na podstawie dokumentów papierowych, które przed ich zniszczeniem zostały zeskanowane i umieszczone w elektronicznej bazie danych podatnika – podatnik ten może rozpoznać jako koszty podatkowe na potrzeby rozliczeń CIT.

Ponadto – w związku ze zgłaszanymi przez podatników odmowami wydawania przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacji indywidualnych dotyczących tej kwestii – wystąpiono w niej o wyjaśnienie, w jakim trybie (tj. zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej czy też w oparciu o przepisy Prawa przedsiębiorców) oraz do którego organu zainteresowani podatnicy powinni zwracać się o wydanie tego rodzaju rozstrzygnięć, aby były wiążące/posiadały moc ochronną względem organów fiskusa.

Udzielając w piśmie z 4 maja 2021 r. (nr DOP4.054.1.2021) odpowiedzi na tę interpelację, powoławszy się m.in. na przepisy ustawy o CIT (art. 9 ust. 1, art. 15 ust. 1), Ordynacji podatkowej (art. 86) i ustawy o rachunkowości (art. 6 ust. 1, art. 10 ust. 1 pkt 4, art. 20 ust. 2, art. 22 ust. 1, art. 73 ust. 2) – MF wyjaśniło, że dokumenty przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów oryginalnych dokumentów w postaci papierowej, które po ich zarchiwizowaniu zostały następnie zniszczone – mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Dokumentowanie tych wydatków za pomocą tego rodzaju skanów nie będzie stanowić samoistnej podstawy wykluczenia ich z kosztów, o których mowa. Przechowywanie tego rodzaju dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej można zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o CIT.

Odnosząc się zaś do kwestii wydawania interpretacji indywidualnych pod kątem oceny procedury dokumentowania wydatków w takiej postaci – resort finansów podkreślił, że celem dokonania zapisu ewidencyjno-rachunkowego jest prawidłowe i rzetelne prowadzenie ewidencji, a nie osiągnięcie przychodu czy poniesienie kosztu uzyskania przychodu. Powyższa kwestia nie jest zatem zagadnieniem, w odniesieniu do którego mogłaby zostać wydana tego rodzaju interpretacja.