Jak sporządzić PIT -11 przy braku PESEL-u i adresu podatnika

Teoretycznie wypełnienie wskazanej pozycji PIT-11 nie powinno nastręczać płatnikom trudności, ponieważ przepisy obowiązujące w tym zakresie nie budzą większych wątpliwości interpretacyjnych. Jednak jak pokazuje praktyka, wpisanie identyfikatora podatkowego osoby, której ta informacja dotyczy, dla wielu z nich okazuje bardzo problematyczne – zwłaszcza jeśli chodzi o rozliczenia za 2022 rok. Jak się bowiem okazuje, często płatnicy nie dysponują numerami PESEL ani NIP podatników, których muszą w ten sposób rozliczyć. Problem ten dotyczy w szczególności podmiotów, które w 2022 roku zatrudniały cudzoziemców, głównie obywateli Ukrainy (zwłaszcza po rozpoczęciu działań zbrojnych na terytorium tego państwa). W licznych przypadkach takie osoby przyjechały do Polski na krótki czas, po czym wróciły do kraju pochodzenia, albo udały się dalej do innych państw, nie zdążywszy otrzymać polskiego PESEL. Odnosi się to zwłaszcza do osób, które były zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych (zlecenia, o dzieło), zadeklarowawszy po 24 lutego 2022 r. polską rezydencję podatkową na podstawie złożonego oświadczenia (zgodnie z przepisami tzw. specustawy ukraińskiej). Pozyskanie takiego numeru do rozliczenia podatkowego jest niemożliwe również z tego powodu, że wielu obcokrajowców zmieniało w Polsce adresy zamieszkania oraz miejsca zatrudnienia, co utrudnia kontakt z nimi.

Pomimo obowiązku wystawienia takim osobom PIT-11 za 2022 rok, płatnicy nie wiedzą, jak postąpić w sytuacji braku  polskiego identyfikatora. Nie mogą bowiem posłużyć się w tym celu numerem identyfikacji podatkowej z kraju, w którym dana osoba ma miejsce zamieszkania (jak w przypadku informacji IFT-1/IFT-1R wystawianej dla nierezydentów). Sytuacja płatników w bieżącym roku jest pod tym kątem bardziej skomplikowana niż w latach poprzednich. Wcześniej bowiem fiskus dopuszczał rozwiązanie polegające na tym, że   płatnicy w  polu dotyczącym PESEL / NIP wpisywali w takiej sytuacji ciąg takich samych cyfr, np. 1 (1111111111) lub 9 (9999999999). Niestety, Ministerstwo Finansów jeszcze w ubiegłym roku zapowiedziało, że to rozwiązanie w odniesieniu do rozliczeń za 2022 rok nie będzie akceptowane, dodając, że administracja skarbowa nie będzie przyjmowała nieprawidłowo sporządzonych informacji od płatników. Sytuację tę dodatkowo komplikuje fakt, że informacje PIT-11 obecnie wolno przekazywać organom podatkowym wyłącznie drogą elektroniczną. Nie uznają one za skuteczne złożenia tego rodzaju informacji w formie papierowej, natomiast ich wysyłka elektroniczna z niepoprawnym formatem identyfikatora podatkowego bądź bez wypełnienia wymaganych w tym zakresie pól – na ogół jest niemożliwa. Nie przepuszcza jej bowiem system informatyczny MF.

W opisanej sytuacji niektórzy płatnicy występują do urzędów gmin o udostępnienie wymaganych danych z rejestru mieszkańców i rejestru PESEL. Jednak nie w każdym przypadku był na to czas, a ponadto trzeba się liczyć z kosztami wniosków składanych w tym celu. Praktyka pokazuje, że w sporadycznych przypadkach nadal udaje się rozwiązanie z ciągiem cyfr, ale na ogół programy kadrowe używane w firmach na to nie pozwalają, nie mówiąc już o ministerialnej stronie e-Deklaracje. Według docierających informacji zdarza się natomiast, że przechodzi kombinacja cyfr, z których pierwsze 6 odpowiada dacie urodzenia (rok – miesiąc – dzień) danej osoby, zaś kolejne to już ciąg takich samych cyfr (np. dziewiątek). Pomysłowi płatnicy korzystają również w tym celu również z generatorów PESEL dostępnych w Internecie, które wymagają podania  płci oraz daty urodzenia osoby. Informacje PIT-11 z tak wygenerowanym PESEL (niekoniecznie rzeczywistym) przesyłają następnie do organów podatkowych z czynnym żalem na podstawie art. 16 k.k.s. – tłumacząc, dlaczego postąpili w ten sposób. Nie wiadomo jednak, jak fiskus będzie się odnosił do takiego rozwiązania, dlatego jest ono ryzykowne. Tym bardziej, że nawet twórcy wspomnianych generatorów zastrzegają, że służą one jedynie do celów testowych i zabronione jest generowania numerów PESEL do działań niezgodnych z prawem.

Wymaganym elementem informacji, o której mowa, są również dane adresowe podatnika, którego ten dokument dotyczy. W tym celu należy uzupełnić pola 19-27 w sekcji C formularza PIT-11 (29). Płatnik powinien tutaj podać adres zamieszkania podatnika, aktualny według stanu na 31 grudnia roku podatkowego, za który jest składana przedmiotowa informacja. Podanie właściwych danych adresowych jest istotne nie tylko dla prawidłowej identyfikacji podatnika, ale również dla ustalenia właściwego urzędu skarbowego, który powinien ją otrzymać.

Można się spotkać z poglądami, że w razie nieposiadania aktualnego adresu zamieszkania podatnika, płatnik nie musi wysyłać informacji PIT-11, jeśli wcześniej podjął bezskuteczne próby jego ustalenia. Co istotne, sporadycznie prezentował je również fiskus. Za przykład może tutaj posłużyć interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 14 czerwca 2016 r. ((nr IBPB-2-1/4511-231/16/MK). Organ podatkowy wyjaśnił w niej, że „W przypadku (...) gdy faktycznie (pomimo podjętych prób) nie ma możliwości ustalenia adresu zamieszkania osoby uprawnionej, jej NIP-u, PESEL-u, które wymagane są do wypełnienia urzędowego formularza PIT-11, nie sporządza się informacji PIT-11. Nie znając adresu zamieszkania, płatnik nie ma bowiem możliwości doręczenia ww. informacji takiej osobie, również niemożliwe jest ustalenie właściwego urzędu skarbowego przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika”.

Przedstawione stanowisko jest jednak dyskusyjne, ponieważ przepisy obligują płatników do składania tego rodzaju informacji fiskusowi. Nie ma w nich mowy o zwolnieniu płatnika z realizacji omawianego obowiązku, w razie niedysponowania niektórymi danymi potrzebnymi do wypełnienia PIT-11. Jego powinnością jest natomiast ich uzupełnienie (aktualizacja). Ponadto w sytuacji, której dotyczyło powołane pismo dyrektora katowickiej izby skarbowej, płatnik nie miał nie tylko aktualnego adresu osoby, ale równiej jej danych identyfikacyjnych. Istnieje więc ryzyko, że organy podatkowe nie przyjęłyby argumentacji o zasadności odstąpienia od sporządzenia PIT-11 z powodu braku danych adresowych – wskazawszy, że przedmiotowa interpretacja dotyczyła zupełnie innego stanu faktycznego. To zaś w konsekwencji groziłoby odpowiedzialnością karnoskarbową za niezłożenie informacji, pomimo istnienia takiego obowiązku.

Dlatego bardziej bezpiecznym rozwiązaniem w takiej sytuacji będzie podanie w informacji PIT-11 za 2022 rok ostatniego znanego pracodawcy adresu zamieszkania podatnika, figurującego w aktach osobowych. Wówczas według tego adresu należy też ustalić urząd skarbowy, do którego zostanie wysłana wspomniana informacja (w terminie do 31 stycznia 2023 r.) 

Można się też spotkać z poglądami, że w razie trudności z ustaleniem prawidłowego adresu podatnika – a tym samym również właściwego miejscowo urzędu skarbowego, do którego powinna trafić informacja PIT-11 – należy odwołać się do § 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r.  w sprawie właściwości organów podatkowych. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli nie można ustalić właściwości miejscowej w sposób wskazany w przepisach prawa podatkowego, właściwym organem podatkowym jest Naczelnik Trzeciego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Zatem w świetle powołanych poglądów można w takiej sytuacji rozważyć wysłanie PIT-11 na adres wspomnianego organu (oczywiście drogą elektroniczną), wpisawszy w niej ostatnie znane miejsce zamieszkania podatnika.

Wybór jednego z tych rozwiązań nie powinien spowodować negatywnych  konwencji dla płatnika. Obowiązuje bowiem zasada, że organy podatkowe przestrzegają z urzędu swojej właściwości rzeczowej i miejscowej (art. 15 § 1 Ordynacji podatkowej). Jeśli więc urząd skarbowy, który otrzyma PIT-11 stwierdzi, że nie jest w tej sprawie właściwy, „przekaże” go (sprawę) do naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo. Nieprawidłowe będzie natomiast przesłanie tej informacji bez podania adresu podatnika (o ile w ogóle pozwoli na to system, w którym ten dokument jest generowany), a tym bardziej nieprzekazanie jej fiskusowi.