Początek roku to otwarcie ksiąg rachunkowych 2022 – kogo dotyczy ten obowiązek

Podmioty, które mają obowiązek  prowadzić księgi rachunkowe można podzielić na kilka grup.

• Pierwsza z nich to jednostki, które zawsze, bez względu na wielkość muszą prowadzić księgi.
• Druga to podmioty, które mają obowiązek zaprowadzenia ksiąg rachunkowych dopiero, jeśli zostaną przekroczone przez nie określone progi wielkościowe.
• Trzecia grupa to jednostki, które nie mają obowiązku prowadzenia ksiąg, ale wybierają ten rodzaj ewidencji. Jest jeszcze grupa podmiotów, które zasadniczo powinny prowadzić księgi rachunkowe, ale jeśli spełnią określone warunki, to ich organ może podjąć decyzji o rezygnacji z prowadzenia księg. Może, ale nie musi.

Pierwsza grupa to podmioty, które z zasady prowadzą księgi rachunkowe od momentu rozpoczęcia działalności. Jest to, bowiem moment pierwszego zdarzenia gospodarczego wywołującego skutki dla sytuacji majątkowej, finansowej czy wyniku jednostki. O momencie rozpoczęcia działalności w dużej mierze decydują zasady wynikające z przepisów prawa handlowego.

Przykładowo spółka komandytowa powstaje z chwilą wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Jest to, zatem dla tej spółki moment rozpoczęcia działalności, a tym samym moment, na który należy otworzyć księgi rachunkowe. Z kolei w przypadku spółek kapitałowych: spółki z o.o. i spółki akcyjnej powstają one odpowiednio z chwilą zawarcia umowy spółki lub nadania statutu. Oznacza to, że nawet, jeśli te spółki nie są zarejestrowane w KRS posiadają tzw. ułomną osobowość prawną, mogą być stroną umów, nabywają prawa i obowiązki, a więc przeprowadzają operacje gospodarcze, czyli prowadzą działalność.

Które podmioty muszą prowadzić księgi od początku działalności, a tym samym są zobowiązane do ich otwierania na początek każdego roku obrotowego

Obowiązek taki dotyczy:

- spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, z zastrzeżeniem pkt 2, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;

- przedsiębiorstw w spadku działających zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw, jeżeli na dzień poprzedzający dzień otwarcia spadku prowadzone były księgi rachunkowe;

- jednostek organizacyjnych działających na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów;

- gmin, powiatów, województw i ich związków, a także:

1. państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych,
2. gminnych, powiatowych i wojewódzkich zakładów budżetowych;

- jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek, o których mowa w pkt 1 i 2 art. 2 ust 1 ustawy o rachunkowości (np. wspólnot mieszkaniowych w świetle wyroków NSA, czy też  stowarzyszeń zwykłych);

- oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych w rozumieniu przepisów ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej

(art. 2 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Jest to więc grupa podmiotów bardzo zróżnicowanych zaliczanych do sektora zarówno przedsiębiorstw, instytucji finansowych czy sektora publicznego.

Należy przede wszystkim zwrócić uwagę na to, że w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości są wymienione osoby prawne. Zatem z zasady każdy podmiot, który na podstawie odrębnych przepisów uzyskuje osobowość prawną, ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zatem ten obowiązek dotyczy m.in. spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych, fundacji, stowarzyszeń (innych niż tzw. zwykłe), kół gospodyń wiejskich, instytutów naukowych czy instytutów, badawczych, instytucji kultury zarówno państwowych, jak i samorządowych.

Krąg podmiotów we wskazanym przepisie należy analizować w odniesieniu do niektórych spółek łącznie z zapisami art. 2 ust 1 pkt 2 uor. W tym przepisie są, bowiem wskazane jednostki, które mają obowiązek zaprowadzenia ksiąg dopiero po przekroczeniu pewnego progu przychodów. Zauważmy, że wśród tych jednostek są wymienione spółki, których wyłącznymi wspólnikami są osoby fizyczne.

Oznacza to, że np. w przypadku  spółki jawnej albo cywilnej gdzie choćby jeden ze wspólników jest osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadająca osobowości prawnej, obowiązek prowadzenia ksiąg powstaje w dacie pierwszego zdarzenia, od samego początku działalności jednostki.

Dotyczy to:

• osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą,
• spółek cywilnych osób fizycznych,
• spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,
• spółek jawnych osób fizycznych,
• spółek partnerskich
• przedsiębiorstw w spadku działających zgodnie z ustawą z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (Dz.U. poz. 1629 oraz z 2019 r. poz. 1495).

Podmioty te mogą (zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 2 uor) wstrzymać się z prowadzeniem ksiąg dopóty ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły, co najmniej równowartość w walucie polskiej 2.000.000 euro.

Wcześniej prowadzą one zwykle podatkową księgę przychodów i rozchodów. Obowiązek zaprowadzenia ksiąg rachunkowych wynika w przypadku tych jednostek też z art. 24a ust. 4 i 6 ustawy o PIT. Aby ustalić obowiązek prowadzenia w 2022 roku pełnej księgowości, należy uwzględnić przychody osiągnięte w 2021 roku.

Obie ustawy wskazują, że równowartość kwoty 2.000.000 euro podlega przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłoszonego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego ten rok. Oznacza to, że bierzemy pod uwagę kurs średni NBP ogłoszony na pierwszy dzień roboczy października, który wynosił 4,5941 zł/euro (tabela nr 191/A/NBP/2021).

Zauważmy, że przepisy wskazują na nieco odmienny katalog przychodów:

• ustawa o rachunkowości wskazuje na przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy
• ustawa PIT mówi o przychodach, w rozumieniu art. 14, za poprzedni rok podatkowy.

Tylko pozornie chodzi o te same przychody.

Zakres przychodów w rozumieniu art. 14 ustawy o PIT jest znacznie szerszy niż przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych w rozumieniu uor. Do tych zaliczamy zgodnie z art. 14 ustawy wiele przychodów, które inaczej są traktowane z punktu widzenia przepisów prawa bilansowego.

Tabela. Porównanie przychodów do limitu wg uor i PIT

W praktyce więc szybciej przekraczany jest limit przychodów wyznaczany wg prawa podatkowego – i to  regulacje w konsekwencji powodują, że należy rozpocząć od 1 stycznia 2022 r prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Pamiętajmy, że w przypadku podmiotów wpisanych do CEIDG należy ten fakt zgłosić poprzez aktualizację CEIDG-1 (wersja 1.8.8) w polu 20 „Rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej” i ewentualnie polu, 21 jeśli korzystać się będzie z usług biura rachunkowego. Podatkowo zmianę sposobu prowadzenia ewidencji zgłasza się dopiero, składając zeznanie podatkowe za 2022 r. Nie  trzeba więc teraz o tym informować.

Kolejną grupą podmiotów, które powinny prowadzić księgi rachunkowe to jednostki, które nie zostały wymienione wcześniej, jeśli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych - od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane.

Część podmiotów, które z zasady, jako osoby prawne mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych może zostać zwolniona z tego obowiązku decyzją organu, który zgodnie z przepisami prawa jest w takiej jednostce organem zatwierdzającym sprawozdanie finansowe.

Taka możliwość dotyczy (na podstawie art. 2 ust. 5 i 6 ustawy o rachunkowości) kół gospodyń wiejskich oraz jednostek, o których mowa w art. 10a ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,  czyli przede wszystkim stowarzyszeń (także tych zwykłych nieposiadających osobowości prawnej, ale będących przecież jednostkami organizacyjnymi) oraz fundacji.

Organizacje te mogą zdecydować się na prowadzenie uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów zamiast ksiąg rachunkowych w przypadku, gdy:

1) osiągają przychody wyłącznie z:

a) działalności statutowej z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, dotacji, pomocy finansowej,

b) sprzedaży wyrobów sztuki ludowej, w tym rękodzieła i rzemiosła ludowego i artystycznego, lub żywności regionalnej, jeśli chodzi o koła gospodyń wiejskich, a w przypadku innych organizacji - osiągają przychody wyłącznie z działalności nieodpłatnej pożytku publicznego z tytułu składek członkowskich, darowizn, zapisów, spadków, dotacji, subwencji, przychodów pochodzących z ofiarności publicznej, działalności odpłatnej pożytku publicznego z tytułu sprzedaży towarów i usług

c) tytułu sprzedaży, najmu lub dzierżawy składników majątkowych,

d) tytułu odsetek od środków pieniężnych na rachunkach bankowych lub rachunkach w spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, prowadzonych w związku z wykonywaną działalnością, w tym także odsetek od lokat terminowych oraz innych form oszczędzania, przechowywania lub inwestowania tworzonych na tych rachunkach;

2) nie posiadają statusu organizacji pożytku publicznego;

3) w roku poprzedzającym rok podatkowy osiągnęły przychody wyłącznie z tytułów, o których mowa wyżej, w wysokości nieprzekraczającej 100.000 zł.