Jak rozliczać koszty obsługi prawnej

pracownicy korporacji

Przedsiębiorcy często korzystają z usług prawnych, zarówno w relacjach ze swoimi kontrahentami jak i przy okazji załatwiania różnego rodzaju spraw przed organami administracji rządowej oraz samorządowej. Jak pokazuje praktyka, wiele z tych spraw kończy się przed sądami, gdzie w ich imieniu działają zastępcy procesowi. Ponoszenie wydatków na takie usługi wywołuje skutki zarówno na gruncie przepisów podatkowych, jak i w rachunkowości.

 

 

PIT/CIT Czy wydatki na prawnika pomagającego restrukturyzować firmę, można zaliczyć do kosztów?

VAT – Czy możesz odliczyć VAT z faktury wystawionej przez kancelarię prawną?
UoR – Jak zaksięgować koszty obsługi prawnej?

 

 

Wydatki na kancelarię prawną to koszt pośredni

W świetle przepisów o podatku dochodowym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów enumeratywnie wymienionych w tych przepisach jako tzw. koszty niepotrącalne. Tak wynika odpowiednio z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Przy czym kosztami, o których mowa są nie tylko koszty bezpośrednio, ale również pośrednio związane z uzyskiwanymi przez podatnika przychodami. Do takich kosztów pośrednich zaliczają się wydatki na obsługę prawną firmy. Pomimo tego, że na ogół nie można ich bezpośrednio powiązać z uzyskiwanymi przez ten podmiot przychodami, to jednak ze względu na fakt, iż dotyczą  całokształtu jego działalności, co do zasady mogą stanowić dla niego koszt podatkowy.

Co istotne, z punktu widzenia takiej kwalifikacji nie ma znaczenia czy wydatki są ponoszone na bieżącą obsługę prawną, czy też w związku z ustanowieniem pełnomocnika do reprezentowania przedsiębiorcy w konkretnych sprawach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 28 maja 2015 r., sygn. akt II FSK 865/13).

 

Zapamiętaj!

Przedsiębiorca, który wydatki na obsługę prawą będzie chciał rozliczyć w kosztach podatkowych, musi być w stanie należycie je udokumentować.

Jak bowiem podkreślały organy podatkowe to na przedsiębiorcy  spoczywa obowiązek udowodnienia, że nabyte usługi prawne mają związek z uzyskanymi przez niego przychodami. W przypadku usług, o których mowa jest to tym bardziej istotne, że mają one charakter niematerialny. Jak pokazuje praktyka obrotu gospodarczego, usługi o charakterze niematerialnym są szczególnie często wykorzystywane przez nieuczciwych przedsiębiorców, zwłaszcza ze sobą powiązanych (np. kapitałowo) do zaniżania dochodów, w związku z czym objęte są szczególnym zainteresowaniem ze strony urzędników fiskusa. Dlatego podmiot  ujmujący omawiane wydatki w kosztach podatkowych powinien posiadać odpowiednie dokumenty wskazujące na to, że zakupione usługi maja związek z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą oraz mogą potencjalnie wpłynąć na zwiększenie bądź zabezpieczenie przychodu firmy.

Z praktyki, wyjaśnień organów podatkowych oraz z orzecznictwa sądowego wynika, że przedłożenie urzędnikom  jedynie oryginału faktury dokumentującej nabycie wspomnianych wcześniej usług  może okazać się niewystarczające. Dlatego warto zadbać o to, aby oprócz takiego dokumentu firma dysponowała na wypadek ewentualnej kontroli także innymi dokumentami w tym zakresie, np. umową o świadczenie usług, korespondencją z usługodawcą (e-mailową, faksową, listowną itp.), otrzymanymi analizami prawnymi, opiniami, raportami itp. Brak takiej dodatkowej dokumentacji, wskazującej na zakres oraz charakter wspomnianych usług zwiększy ryzyko, że organy podatkowe będą kwestionować przedmiotowe wydatki jako koszt uzyskania przychodów. Tak samo będzie w przypadku, gdy poniesione koszty będą dotyczyć działalności innych podmiotów.

 

Wyrok WSA

Nie można podzielić poglądu, że poniesienie kosztów związanych z zakupem usługi [świadczonej przez wyspecjalizowaną kancelarię prawną - dop. autor] w odniesieniu do całej grupy kapitałowej stanowi koszt podatkowy strony, gdyż ponoszenie kosztów za inne podmioty nie mieści się w dyspozycji przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Wyrok NSA z 11 grudnia 2015 r., sygn. akt II FSK 2464/13.

 

 

Nie każdy dłużnik potrąci koszty zastępstwa procesowego

 

Kosztami podatkowymi mogą być również wydatki na prawników prowadzących w ramach zastępstwa procesowego sprawy przedsiębiorcy przed sądami cywilnymi czy administracyjnymi, jeżeli mają one związek z prowadzoną przez ten podmiot działalnością gospodarczą. Dotyczy to np. spraw podatkowych czy dochodzenia swoich roszczeń od innych przedsiębiorców, np. finansowych z tytułu zapłaty za dostarczone na ich rzecz towary i wykonane usługi.

Jeżeli jednak zachodzi sytuacja odwrotna i to przedsiębiorca występuje jako dłużnik w sprawie rozpatrywanej przed sądem, to przy kwalifikowaniu omawianych wydatków do kosztów zalecana jest duża ostrożność. Niektóre organy podatkowe uważają bowiem, że w takich przypadkach brak jest istnienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy tymi wydatkami a jego przychodami. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy dłużnik doprowadził do postępowania sądowego pomimo tego, że jego zobowiązanie względem wierzyciela było bezsporne, a on go z różnych przyczyn nie wykonał.

Wówczas według fiskusa ponosi on te wydatki nie po to, aby osiągać przychody lecz po to, aby uniknąć negatywnych konsekwencji swojego postępowania. Za takim stanowiskiem przemawia również treść art. 23 ust. 1 pkt 14 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 pkt 17 ustawy o CIT). Przepis ten, dotyczący wyłącznie dłużników a nie wierzycieli, wyłącza z kosztów podatkowych koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań.

Z drugiej jednak strony, jeżeli dla przedsiębiorcy mającego status dłużnika albo reprezentowanego przed sądem z innego powodu korzystanie z usług prawnika ma na celu podjętą w dobrej wierze ochronę firmy oraz jej wiarygodności biznesowej, to istnieją duże szanse na to, że w razie ewentualnej kontroli organy podatkowe nie będą kwestionować poniesionych w tym celu wydatków jako kosztów uzyskania przychodów. Przekonuje o tym m.in. treść interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 10 lipca 2013 r. (nr IPPB1/415-516/13-2/AM) wydanej na wniosek firmy, która została pozwana o czyn nieuczciwej konkurencji w postaci wykorzystania tajemnicy innego przedsiębiorstwa. Podobne wnioski wynikają z interpretacji indywidualnych dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 21 kwietnia 2010 r. (nr ILPB3/423-828/08/10-S/DS) oraz dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 5 września 2012 r. (nr IPTPB3/423-203/12-2/MF).

Decyzja IS

W sytuacji, gdy działania dłużnika zmierzają do obrony majątku i zabezpieczenia źródeł przychodu, to koszty związane z konkretnym postępowaniem przed sądem powszechnym czy też organem administracji publicznej ponoszone przez dłużnika, bądź zwracane na rzecz strony przeciwnej w wyniku przegranego sporu sądowego lub administracyjnego, stanowią koszty uzyskania przychodu, przy założeniu, że np.:

  • nie występuje ewidentna wina umyślna,
  • nie dochodzi do obejścia przepisów prawa,
  • nie wynika to z działań niezgodnych z zasadami współżycia społecznego – przez dłużnika w spornej sprawie,
  • świadczenie zostało zasądzone jedynie na podstawie zasad współżycia społecznego,
  • dłużnik nie podejmował działań zmierzających do nieuzasadnionego przedłużenia postępowania,
  • wysokość roszczenia wynikła z zaniedbań wierzyciela w dochodzeniu świadczenia.

 

Pismo dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 21 kwietnia 2010 r., nr ILPB3/423-828/08/10-S/DS

 

Co więcej, kosztem podatkowym dla firmy mogą być nie tylko wydatki związane z wygranym procesem sądowym, ale również te, które dotyczą przegranych przez nią spraw. To, że nie wszystkie rozstrzygnięcia sądowe zapadają na korzyść przedsiębiorców dostrzegł np. dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 3 stycznia 2014 r. (nr ILPB3/423-472/13-3/JG).

 

Wypłata premii za sukces pomniejszy przychód

Oprócz standardowej gratyfikacji za obsługę prawną opartej np. na stawce godzinowej albo ryczałtowej przedsiębiorcy często płacą podmiotom świadczącym usługi prawne na ich rzecz także dodatkowe wynagrodzenie, które jest w całości zależne od osiągnięcia zamierzonego rezultatu (tzw. success fee). Podmioty, o których mowa mogą liczyć na taką umowną premię za sukces  przykładowo w razie wygranej sprawy przed sądem (np. jako procent od zasądzonej przez sąd na rzecz klienta kwoty), korzystnego rozstrzygnięcia w postępowaniu odwoławczym prowadzonym przez organ podatkowy, uzyskania korzystnej interpretacji podatkowej itp. Takie rozwiązanie jest więc korzystne nie tylko dla prawnika (np. adwokata, radcy prawnego czy doradcy podatkowego) ale również dla jego klienta, ponieważ dzięki obietnicy wypłaty wspomnianej premii, mającej charakter motywacyjny, zwiększa on swoje szanse na korzystne rozstrzygnięcie.

Premia za sukces

Również podatkowe skutki wypłaty premii za sukces są różnie postrzegane przez podatników, organy podatkowe oraz sądy administracyjne. Z niektórych interpretacji fiskusa wynika bowiem, że poniesienie tego rodzaju wydatków nie upoważnia podatnika do ich rozliczenia po stronie kosztów uzyskania przychodów. W taki sposób ustosunkował się do przedmiotowej kwestii np. dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi, który w interpretacji indywidualnej z 29 maja 2012 r. (nr IPTPB1/415-137/12-4/KO) uznał brak istnienia związku

przyczynowo-skutkowego pomiędzy wypłatą pełnomocnikowi dodatkowego wynagrodzenia za osiągnięcie efektu w postaci umorzenia postępowania kontrolnego przed organem kontroli skarbowej a zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodu podatnika.

Natomiast NSA, do którego ostatecznie trafiła sprawa będąca przedmiotem ww. niekorzystnej dla podatnika interpretacji, w wyroku z 28 maja 2015 r. (sygn. akt II FSK 865/13) orzekł zgodnie z jego oczekiwaniami. W orzeczeniu tym sąd stwierdził bowiem, że koszty obsługi prawnej przedsiębiorcy jako koszty pośrednie mogą dla niego stanowić koszt podatkowy, a na ocenę tę nie może mieć wpływu sposób ukształtowania wysokości należnego prawnikowi wynagrodzenia. W kolejnej interpretacji (z 6 października 2015 r., nr IPTPB1/415-137/12-5/15-S/KO), wydanej na podstawie powołanego orzeczenia dyrektor łódzkiej izby skarbowej zajął stanowisko zgodne ze stanowiskiem wnioskodawcy oraz NSA, jak również z wieloma wcześniejszymi interpretacjami wydawanymi w podobnych sprawach przez organy podatkowe. Na to, że wypłacona tzw. premia za sukces może stanowić dla przedsiębiorcy koszt podatkowy wskazał wcześniej np. dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 22 listopada 2007 r. (nr ILPB3/423-71/07-4/MC).

 

Doradztwo przy inwestycjach rozliczane na różnych zasadach

 

Świadczenie  usług w zakresie doradztwa prawnego może także występować przy okazji dokonywania przez przedsiębiorstwo różnego rodzaju inwestycji, zwłaszcza jeśli w ramach tych przedsięwzięć korzysta ono ze wsparcia finansowego ze strony instytucji zewnętrznych. Takim wsparciem mogą być np. różnego rodzaju dotacje pochodzące ze środków budżetu państwa, jednostek samorządu terytorialnego czy też ze środków unijnych. Jeśli przedsiębiorca korzysta z fachowego doradztwa w procesie ubiegania się o dofinansowanie (np. zakresie przygotowania wniosku o dotację, interpretacji zapisów umowy z finansującym itp.), to poniesione na ten cel wydatki także mogą być przez niego zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Potwierdził to m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 17 marca 2011 r. (nr IPPB5/423-920/10-4/AS). Taka możliwość istnieje również w sytuacji, gdy podatnik ostatecznie nie otrzymał dotacji. 

 

Zapamiętaj!

Wydatki na usługi doradcze związane z przygotowaniem wniosku o dotację mogą stanowić koszt podatkowy jedynie wtedy, gdy ta dotacja podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Jeżeli jest ona zwolniona od podatku, to wspomniane wydatki podlegają wyłączeniu z kosztów na podstawie  art. 23 ust. 1 pkt 56 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 pkt 58 ustawy o CIT).

Trzeba też wspomnieć, że wydatki na usługi doradcze, dotyczące nabycia bądź wytworzenia składników majątku ujętych w ewidencji środków trwałych firmy mogą podlegać rozliczeniu na różnych zasadach. O sposobie kwalifikacji tego rodzaju wydatków będzie przesądzać to, jak ścisły jest ich związek z realizowaną inwestycją. Jeżeli związek pomiędzy tymi wydatkami a wspomnianą inwestycją jest bezpośredni, tj. gdyby nie ona to omawiane wydatki nie zostałyby przez podatnika poniesione, wówczas ich wartość będzie zwiększać wartość początkową środka trwałego do celów amortyzacji, zgodnie z art. 22g ust. 4 ustawy o PIT (art. 16g ust. 4 ustawy o CIT).

W takim przypadku nie będą one potrącane w kosztach podatkowych bezpośrednio, lecz poprzez odpisy amortyzacyjne dokonywane od tej wartości początkowej. W świetle wyjaśnień organów podatkowych, np. interpretacji indywidualnej dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 10 stycznia 2014  r.  (nr IPTPB3/423-383/13-4/IR), za takie można uznać m.in. wydatki na usługi prawne związane z uzyskaniem niezbędnych decyzji administracyjnych warunkujących realizację inwestycji. Podobne wnioski nasuwają się z interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 grudnia 2010 r. (nr IPPB1/415-888/10-2/MT) oraz z 18 grudnia 2012 r. (nr IPPB5/423-1013/12-2/AB).

Koszt usług doradczych jako element inwestycji

Przykład

Spółka zajmująca się przetwórstwem rolno-spożywczym zamierza zrealizować inwestycję polegającą na budowie chłodni z przeznaczeniem na produkty mrożone. W tym celu w dniu 7 listopada 2016 r. zawarła umowę z kancelarią radców prawnych na świadczenie usług prawnych. Ich przedmiotem mają być zagadnienia prawne związane z procesem inwestycyjnym chłodni, o której mowa. Chodzi m.in. o  doradztwo prawne związane z decyzjami administracyjnymi w procesie budowlanym, m.in. pozwoleniem na budowę,  uzyskaniem decyzji o warunkach zabudowy, przygotowanie i opiniowanie umów o roboty budowlane, pomoc prawną w przeprowadzeniu postępowania w sprawie oceny oddziaływania na środowisko planowanego przedsięwzięcia itp. Ponieważ usługi te dotyczą konkretnej inwestycji, koszty wynagrodzenia na rzecz usługodawcy będą elementem kosztu wytworzenia ww. środka trwałego na podstawie art. 16g ust. 4 ustawy o CIT (jako wartość – w cenie nabycia – „wykorzystanych usług obcych” zużytych do wytworzenia środków trwałych).

 

Natomiast w sytuacji, gdy doradztwo prawne jest jedynie pośrednio związane z daną inwestycją, tj. ma charakter bardziej ogólny i można je odnieść do całokształtu działalności gospodarczej podatnika, to poniesione w tym celu wydatki nie wpłyną na wskazaną wcześniej wartość początkową. Oznacza to, że wolno je będzie wprost zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, w dacie ich poniesienia. Przykładem takich wydatków są np. koszty poniesione na usługi prawne związane z pozyskaniem finansowania inwestycji np. w postaci kredytu, dotacji itp. (por. interpretacje dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 5 października 2009 r., nr IPPB5/423-382/09-3/AS oraz dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 4 kwietnia 2011 r., nr ILPB4/423-15/11-2/ŁM).

Koszty związane z uzyskaniem finansowania inwestycji

Przykład

Spółka „A” prowadzi działalność reklamową. Do jej celów zamierza dokonać inwestycji w postaci zakupu wielkoformatowej maszyny drukarskiej o wartości 125.000 zł netto, częściowo za środki własne, a częściowo za dotację (w formie refundacji) ze środków Unii Europejskiej. W tym celu zawarła z firmą doradczą „B” umowę o przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej o dofinansowanie do tej inwestycji.  Na podstawie wystawionej przez tę firmę faktury jednostka poniosła wydatek w kwocie 3.000 zł netto, który bezpośrednio zaliczyła do kosztów podatkowych w grudniu 2016 r. Jeżeli ww. wydatki na przygotowanie wniosku o dotację zostaną następnie objęte refundacją po jej otrzymaniu, to Spółka „A” będzie miała obowiązek wyłączyć je z kosztów podatkowych  zgodnie art. 16 ust. 1 pkt 58 ustawy o CIT. Otrzymana dotacja będzie bowiem wolna od podatku na podstawie art. 17 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy.

Mając to na uwadze, dla prawidłowej kwalifikacji kosztów obsługi prawnej ponoszonych w związku z realizowanymi przez przedsiębiorstwo inwestycjami zasadnicze znaczenie ma dokładna analiza świadczonych w tym zakresie na jego rzecz usług oraz ich ścisłe powiązanie z konkretnymi elementami procesu inwestycyjnego.

Przy likwidacji oraz podziałach spółek zalecana ostrożność

 

Z ryzykiem zakwestionowania jako koszty podatkowe muszą się liczyć spółki, które ponoszą koszty usług w zakresie doradztwa prawnego w związku z ich likwidacją czy podziałami. Jak bowiem wielokrotnie podkreślały organy podatkowe trudno jest uznać, że wydatki zmierzające do zakończenia bytu prawnego i przerwania działalności takiego podmiotu miały na celu osiągnięcie przychodu.  Pogląd ten podzielały również niektóre sądy administracyjne, np. NSA w wyroku z 21 lutego 1997 r. (sygn. akt I SA/Lu 679/96).

  

Można się jednak spotkać także ze stanowiskiem przeciwnym. Na przykład dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 27 października 2010 r. (nr IPPB3/423-602/10-2/MT) zgodził się ze spółką, że wydatki które poniosła w związku z jej likwidacją (w tym koszty obsługi prawnej) są w ogólny sposób związane z jej działalnością, a tym samym pośrednio także z uzyskiwanymi przez ten podmiot przychodami. W szczególności dotyczą one określonego etapu jej funkcjonowania, jakim jest zakończenie działalności. Dodatkowo są one uzasadnione ekonomicznie, ponieważ usprawniają sam proces likwidacji.

Doradztwo prawne przy podziale spółek

Dużą ostrożność należy również zachować przy kwalifikowaniu do kosztów wydatków na usługi doradztwa prawnego związanych z podziałami spółek kapitałowych. Nie ulega wątpliwości, że zazwyczaj proces takiego podziału wiąże się z wieloma wątpliwościami natury prawnej, księgowej czy podatkowej, a nabywane przez  podlegającą mu spółkę usługi w tym zakresie mają z reguły na celu na celu zapewnienie prawidłowości jego przebiegu, zarówno od strony prawnej, księgowej, jak i podatkowej. Teoretycznie nie powinno więc być trudne wykazanie związku z tych wydatków z przychodami dzielonej spółki, ale  jak pokazuje praktyka nie zawsze dostrzegają go organy podatkowe.

W wydawanych przez siebie wyjaśnieniach często nie podzielały bowiem argumentacji podatników, że wydatki ponoszone przez spółkę podlegającą podziałowi na tego rodzaju doradztwo mają na celu zabezpieczenie jej przychodów. Dotyczą bowiem majątku tego podmiotu, w tym środków trwałych, towarów, środków pieniężnych, należności itp. Przykładem takiej niekorzystnej dla podatników wykładni przepisów jest pismo dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 30 maja 2016 r. (nr IBPB-1-3/4510-329/16/WLK).

W interpretacji, o której wcześniej mowa, organ wypowiedział się, że koszty związane z procesem podziału spółki nie są dla niej kosztami podatkowymi, ponieważ trudno je uznać za poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Przeniesienie wydzielonych części majątku do nowo zawiązanej spółki oraz do spółek przejmujących doprowadzi bowiem do „utraty” tego źródła przychodów. Nie można więc zgodzić się ze stanowiskiem, że koszty te mają wpływ na wielkość osiąganych przychodów po wydzieleniu. Warto jednak podkreślić, że nie wszystkie organy podatkowe zgadzały się z tym poglądem. Na przykład dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z  4 kwietnia 2012 r. (nr ILPB3/423-602/11-5/MM) wyraził zdanie, że wydatki poniesione na obsługę prawną oraz doradztwo księgowo - podatkowe związane z podziałem spółki należy uznać za pośrednie koszty uzyskania przychodu w rozumieniu  art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

 

Zapamiętaj!

Ze względu na istniejące rozbieżności wśród organów podatkowych pod kątem oceny tego, czy wydatki na usługi prawne związane z likwidacją oraz podziałami spółek mogą być dla nich kosztem podatkowym – aby ograniczyć ryzyko wejścia w spór z fiskusem warto w konkretnym przypadku wystąpić do właściwego dyrektora izby skarbowej o wydanie w imieniu Ministra Finansów interpretacji indywidualnej.

 

Wydatki na doradztwo z zakresu przekształceń

Za w pełni dopuszczalne należy natomiast uznać pomniejszanie przychodów o wydatki na doradztwo prawne związane z przekształceniami organizacyjno-prawnymi spółek, np. spółki kapitałowej w inną spółkę kapitałową. Po uchwale 7 sędziów NSA z 24 stycznia 2011 r. (sygn. akt II FPS 6/10) organy podatkowe nie powinny również kwestionować wydatków na tego rodzaju usługi w związku z podwyższeniem kapitału zakładowego spółki. Usługi doradcze nie są bowiem wydatkami na nabycie udziałów (akcji), które na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 8 ustawy o CIT wolno kwalifikować do kosztów nie w momencie poniesienia, lecz dopiero przy ewentualnej sprzedaży tych udziałów/akcji (por. interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 28 stycznia 2016 r., nr TPB3/4510-616/15/DK).

Wydatki na usługi doradcze potrąca się w dacie poniesienia

Ponieważ wydatki poniesione na obsługę prawną uważane są za koszty pośrednio związane z uzyskiwanymi przez podatnika przychodami, to powinny być potrącane w tym charakterze w dacie ich poniesienia. Tak wynika odpowiednio z art. 22 ust. 5c ustawy o PIT oraz z art. 15 ust. 4d ustawy o CIT. W praktyce będzie to dzień, w którym ujęto te koszty w księgach rachunkowych podatnika, zgodnie z art. 22 ust. 5d ustawy o PIT (art. 15 ust. 4e ustawy o CIT). Takie też wnioski nasuwają się z wyjaśnień udzielanych przez organy podatkowe, np. z interpretacji indywidualnych dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 15 października 2009 r. (nr ITPB3/423-390/09/MK) oraz dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 marca 2012 r. (nr IPPB3/423-9/12-2/KK).

Moment zaliczenia do kosztów wydatków na usługę prawną)

Przykład

Spółka z o.o. „X” w dniu 16 listopada 2016 r. nabyła od kancelarii adwokackiej jednorazową usługę w postaci przygotowania opinii prawnej. Została ona udokumentowana fakturą na kwotę 500 zł netto + 115 zł VAT, otrzymaną i opłaconą nabywcę w tym samym dniu. Jednostka ujęła tę fakturę w księgach rachunkowych listopada 2016 r. W tym samym miesiącu zaliczyła kwotę netto wynikającą z faktury (tj. 500 zł) za usługę doradczą do kosztów podatkowych.

 

Firma odliczy VAT z faktury wystawionej przez kancelarię prawną

Korzystanie z usług prawnych rodzi skutki także na gruncie przepisów o VAT. Jednym z najważniejszych przywilejów przysługujących czynny podatnikom tego podatku jest prawo do odliczenia VAT naliczonego od zakupów związanych z czynnościami opodatkowanymi (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Przy czym powszechnie przyjmuje się, że związek pomiędzy nabytymi towarami oraz usługami a sprzedażą opodatkowaną może być również pośredni. Związek pośredni, o którym mowa występuje wówczas, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania podatnika.

Dlatego powszechnie przyjmuje się, że wspomniane wcześniej prawo obejmuje także możliwość odliczania VAT naliczonego z faktur dokumentujących usługi prawnicze, w takim zakresie w jakim dotyczą one działalności opodatkowanej przedsiębiorcy. Należy uznać, że dotyczy to również wspomnianej wcześniej tzw. premii za sukces, pomimo tego że organy podatkowe niekiedy odmawiały podatnikom tego prawa w odniesieniu do takich wydatków. Tak uczynił przykładowo dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 29 maja 2012 r. (nr IPTPP1/443-151/12-4/MW).

Jednakże po niekorzystnym dla niego wyroku łódzkiego Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (sygn. akt I SA/Łd 829/15) musiał on zrewidować swoje stanowisko i w interpretacji z 3 grudnia 2015 r. (nr IPTPP1/443-151/12-5/15/S/MW)  orzekł już zgodnie z oczekiwaniami wnioskodawcy. Stwierdził w niej bowiem, że temu podmiotowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury wystawionej przez pełnomocnika dotyczącej wynagrodzenia dodatkowego (za efekt).

Moment odliczenia zależny od charakteru usługi

 

Zgodnie z ogólną zasadą przyjętą na gruncie przepisów o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 ustawy o VAT).

Przy czym dodatkowym warunkiem takiego odliczenia jest to, aby podatnik dysponował fakturą potwierdzającą zakup towaru bądź usługi. Skoro prawo do odliczenia jest ściśle powiązane z obowiązkiem podatkowym (u sprzedawcy), to trzeba wiedzieć, że datę powstania obowiązku podatkowego w VAT zasadniczo wyznacza dokonanie dostawy towarów lub wykonanie usługi. Jeżeli jednak przed ww. terminem podatnik otrzyma całość lub część zapłaty (przedpłatę, zaliczkę, itp.), obowiązek podatkowy od otrzymanej kwoty powstaje z chwilą jej otrzymania.

 

Jednorazowa usługa prawna

Przykład

W dniu 28 listopada 2016 r. na rzecz Spółki „Y” wykonano jednorazową usługę polegającą na sporządzeniu opinii prawnej. Następnie w dniu 5 grudnia 2016 r. wykonawca usługi wystawił nabywcy fakturę VAT z terminem płatności przelewem na rachunek bankowy, wynoszącym 30 dni (tj. do dnia 5 stycznia 2017 r.). Usługobiorca odebrał ją w dniu 7 grudnia 2016 r. W rozpatrywanym przypadku obowiązek podatkowy u sprzedawcy powstał 28 listopada 2016 r., czyli w dniu wykonania usługi. Natomiast Spółce „Y” wolno było odliczyć wynikający z faktury VAT naliczony najwcześniej w rozliczeniu za grudzień 2016 roku.

 

Jednak w odniesieniu do niektórych rodzajów czynności obowiązek ten powstaje na szczególnych zasadach, wpływając tym samym na prawo nabywcy do odliczenia VAT. Do takich czynności – oprócz dostaw mediów (prądu, gazu, ogrzewania), usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy czy leasingu, a także usług ochroniarskich – należą również usługi w zakresie stałej obsługi prawnej lub biurowej. W ich przypadku sprzedawca powinien rozliczyć należny VAT  zasadniczo w dacie wystawienia potwierdzającej sprzedaż faktury (art. 19a ust. 5 pkt 4 lit b ustawy o VAT). Wobec szczegółowego uregulowania usług,  o których mowa (tj. „stałej obsługi prawnej”) nie znajdzie tutaj natomiast zastosowania bardziej ogólny art. 19a ust. 3 ustawy o VAT, dotyczący opodatkowania tzw. usług ciągłych. W konsekwencji również nabywca będzie miał prawo do odliczenia VAT z tej faktury według terminu jej wystawienia (a nie daty wykonania usługi).

 

Odliczenie VAT od stałej obsługi prawnej

Przykład

Spółka „X” na podstawie zawartej na 1 rok umowy świadczy usługi stałej obsługi prawnej na rzecz Spółki „Y”. Termin płatności za te usługi określono w umowie na 20. dzień danego miesiąca. Natomiast faktury wystawiane są  do 5. dnia każdego kolejnego miesiąca za dany miesiąc. W takim przypadku obowiązek podatkowy z tego tytułu w Spółce „X” powstaje każdego miesiąca w dniu wystawienia faktury. Jeśli więc przykładowo Spółka „X” fakturę za listopad 2016 roku wystawiła w dniu 4 listopada, to  obowiązek podatkowy powstał u niej w tym samym miesiącu.  Spółka „Y” odebrała fakturę w dniu 9 listopada 2016 roku. Zatem VAT z  ww. dokumentu wolno jej było odliczyć również w deklaracji za listopad 2016 roku (względnie w deklaracjach VAT-7 za grudzień 2016 roku lub styczeń 2017 roku).

 

 

Jak zaksięgować koszty obsługi prawnej

Sposób ujęcia kosztów obsługi prawnej firmy zależy od konkretnego zdarzenia. Jeśli obsługa prawna dotyczyła działalności operacyjnej, należy ją ująć na kontach zespołu 4 i 5, które przeznaczone są do ewidencji kosztów tej działalności.

 

Przystąpienie firmy do przetargu, zawarcie umowy z kontrahentem

Przykład

Przedsiębiorca poniósłkoszt obsługi prawnej w związku z przystąpieniem firmy do przetargu oraz zawarciem umowy z kontrahentem na dostarczenie towarów czy usług. Należy zaksięgować to zapisami:

  • Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce usługi obce),
  • Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

oraz równolegle:

  • Wn konto 55 „Koszty zarządu”,
  • Wn konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

 

 

Zdarzenie związane z pozostałą działalnością jednostki

Jeśli natomiast działalność prawnika była konieczna ze względu na zdarzenie związane z pozostałą działalnością jednostki, wówczas należy ją zaksięgować na kontach kosztów zespołu 7, czyli pozostałych wydatków operacyjnych. Zaliczają się do nich wydatki na obsługę prawną wynikającą z dochodzenia od dłużnika zapłaty należności lub uzyskania odszkodowania za straty poniesione w środkach trwałych (np. po kolizji samochodowej). W tym przypadku koszt ujmuje się w księgach rachunkowych zapisem:

  • Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,
  • Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

 

Zakup lub wytworzenie środka trwałego

Może się zdarzyć, że koszt obsługi prawnej związany jest z zakupem lub wytworzeniem środka trwałego. Zgodnie z art. 28 ust. 8 uor cena nabycia i koszt ich wytworzenia obejmuje ogół ich kosztów poniesionych za okres budowy, montaż, przystosowanie i ulepszenie do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania. Jeżeli więc koszt wynagrodzenia adwokata jest związany z zakupem lub potrzebą wytworzenia środka trwałego, wtedy wchodzi on w skład ceny nabycia lub kosztu jego wytworzenia. W tej sytuacji należy je ująć na koncie 08 „Środki trwałe w budowie”. Ewidencjonuje się na nim wszystkie wydatki wpływające na wartość początkową środka trwałego do czasu jego przyjęcia do używania. W tej sytuacji zapisujemy:

  • Wn konto 01 „Środki trwałe”,
  • Ma konto 08 „Środki trwałe w budowie”.

 

 

Autor: Mariusz Olech