Jak amortyzować samochód w firmie i rozliczać kosztowo wydatki na paliwo

Środki trwałe uznaje się za używane, jeżeli podatnik udowodni, że przed ich nabyciem były wykorzystywane co najmniej przez okres 6 miesięcy przez podmiot inny niż podatnik. Niezbędne jest oświadczenie sprzedającego, że użytkował samochód dłużej niż 6 miesięcy (art. 22j ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT).

Po spełnieniu określonych warunków można zastosować amortyzację indywidualną przez okres 30 miesięcy, czyli 2,5 roku, amortyzacja roczna wynosi 40%.

Wartość początkowa używanego środka trwałego składa się z  następujących elementów:

• cenę nabycia pojazdu, wykazana w umowie sprzedaży, fakturze bądź rachunku,
• koszty transportu, załadunku i wyładunku oraz ubezpieczenia w drodze,
• koszty rejestracji poniesione do dnia przekazania środka trwałego do użytkowania,
• podatek akcyzowy i cło od importu samochodu,
• podatek VAT w części niepodlegającej odliczeniu,
• koszt obsługi zobowiązań, powstałych w związku ze sfinansowaniem zakupu pojazdu, takich jak odsetki bankowe,
• różnice kursowe, gdy zostaną zrealizowane do dnia oddania tego pojazdu do używania.

W przedstawionym stanie faktycznym wartość samochodu wynosi 25.000 zł, czyli miesięczne odpisy amortyzacyjne wpisujemy do PKPiR od następnego miesiąca od wprowadzenia środka trwałego. Oznacza to, że wprowadzamy środek trwały do rejestru w listopadzie, amortyzacja następuje od grudnia 2023 roku i wynosi 833,33 zł.

Aby móc zaliczyć 100% kosztów, podatnik zobowiązany jest:

• prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu – kilometrówkę (zapisy przejechanych tras, odczyt licznika),
• stworzyć regulamin użytkowania pojazdu w firmie,
• użytkować pojazd tylko w działalności (wykluczony jest użytek prywatny).

W przeciwnym razie, gdy podatnik zdecyduje się użytkować pojazd w sposób mieszany, tj. zarówno prywatnie, jak i w działalności, to takiego faktu nie zgłasza się w urzędzie skarbowym. W takiej sytuacji bowiem podatnik nie spełnia kryterium zaliczenia 100% wydatków do kosztów. W konsekwencji możliwe jest ujęcie 75% kosztów w PKPiR od wydatków eksploatacyjnych, takich jak np.: paliwo, myjnia, bieżące naprawy, oleje, płyny itp.

Aby uznać wydatek za koszt firmowy, powinien on spełniać definicję kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z którą są to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, które nie zostały wymienione w art. 23 ustawy o PIT, czyli katalogu kosztów bezwzględnie wyłączonych z kosztów podatkowych.