Co zrobić z kwotą nadpłaconych składek ubezpieczenia emerytalnego i rentowego

Trzeba pamiętać, że opłacanie składek mimo przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowej oznacza powstanie nadpłaty na koncie tych składek i jednocześnie niedopłaty w składce zdrowotnej. Płatnik ma obowiązek skorygować dokumenty rozliczeniowe za miesiąc/miesiące, w których błędnie ustalił składki. Korekta polega na prawidłowym naliczeniu składek na poszczególne ryzyka ubezpieczeniowe. Składkę emerytalną i rentową należy naliczyć tylko od podstawy wymiaru, która nie powoduje przekroczenia rocznego limitu. Jednocześnie na nowo musi zostać obliczona kwota składki zdrowotnej, tj. od wyższej podstawy, bo ustalonej po pomniejszeniu o niższą wysokość składek społecznych.

Ustaloną kwotę nadpłaty (różnicę między składkami faktycznie zapłaconymi a wynikającymi z korekty dokumentów do ZUS) pracodawca musi zwrócić pracownikowi. Składki te zostały bowiem pobrane w nienależnej wysokości.

Kwota zwrotu nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika jest jego przychodem ze stosunku pracy. W miesiącu, w którym zwrot zostanie wypłacony pracownikowi (lub postawiony do jego dyspozycji), podlega on opodatkowaniu na zasadach ogólnych.

Wcześniej przychód ten został bowiem zaniżony o nienależnie potrącone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W podstawie opodatkowania pracodawca uwzględnia kwotę zwrotu nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (przed pomniejszeniem jej o pobraną składkę na ubezpieczenie zdrowotne).

Od zwróconej kwoty nadpłaty nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne ani składki zdrowotnej. Przy ustalaniu kwoty podlegającej zwrotowi na rzecz pracownika kwotę nadpłaty należy pomniejszyć o zaliczkę na podatek dochodowy oraz o kwotę niedopłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne. Nadpłatę można rozliczyć na jednej liście płac, doliczając ją do bieżącego przychodu pracownika za miesiąc, w którym ten zwrot będzie dokonany.

Skoro więc w PIT wykazuje się kwoty faktycznie przekazane pracownikowi zatem nie korygujemy deklaracji za miniony rok, to różnicę wykazujemy w nowym roku. Zasada ta dotyczy też sprawozdania finansowego szczególnie wtedy, gdy zostało już sporządzone i podpisane. To nie są kwoty, które mają wpływ na podejmowanie decyzji w oparciu o sprawozdanie. Zatem skutki korekty składek należy pokazać w dacie ich fizycznego rozliczenia z pracownikiem, tj. w dacie korekty.